øPodrías creer que existe un sistema para organizar absolutamente todas tus actividades, personales y de trabajo?

Pues sí existe, está basado en el sentido común y fue creado por David Allen. Lo explica ampliamente en su libro Getting things done (Organízate con eficacia). Este libro me ha cambiado la vida, literalmente.

Una de las razones por las que se es desorganizado es que el cerebro no distingue entre pasado y futuro. Cuando el cerebro recuerda que tenemos una actividad pendiente, piensa que deberíamos de hacerla en el momento, con lo cual se acumulan a las otras actividades que tenemos en mente, se fomenta la morosidad y terminamos por no hacer nada.

Así que la clave es sacar de nuestra mente los proyectos, y tenerlos en un sistema confiable al cual podemos acudir. En esencia, el sistema de David Allen consiste en capturar todos los proyectos y actividades dentro de un solo sistema, darle seguimiento frecuente y llevar un sistema de archivo confiable.

Adiós a las agendas y listas de prioridades. Con Getting Things Done, lo que se lleva principalmente son listas de acciones por contexto: acciones en la computadora, en la oficina, en casa, en salidas, en citas. Una lista de proyectos y una lista de cosas que tal vez hagas algún día. Todo perfectamente organizado, cada proyecto con una acción siguiente claramente definida.

Como se ve, las listas son bastante obvias, pero en particular yo nunca había visto un sistema que integrara en forma tan coherente actividades personales y de trabajo.

Algo muy interesante es que con este sistema se define a los proyectos como cualquier actividad que requiera más de un paso. Por ejemplo, en una lista de compras típicamente ponemos: “comprar tarjeta de conexión WiFi”. El problema es que esta compra en realidad consiste de varios pasos y por ello debería de considerarse un proyecto. Así que la acción siguiente sería: “investigar modelo de tarjeta WiFi adecuado para tal computadora”. Suena obvio, pero cuando nos damos cuenta que en realidad tenemos alrededor de 150 proyectos como ese, el sistema de David Allen retira absolutamente el stress de nuestras actividades.