La implementación del sistema para organizarme, basado en el libro de David Allen Getting things done (Organízate con eficacia) ha sido productiva, muy entretenida y bastante azarosa. Los principales obstáculos con que me he encontrado son los proyectos que constan de muchos pasos.

La esencia de Getting things done es, primero que nada, darse cuenta que muchas cosas que típicamente consideramos como un item en una lista por hacer, es en realidad un proyecto. En segundo lugar, hay que determinar una acción siguiente para cada proyecto en nuestra vida personal o en nuestro trabajo.

Pero en un proyecto complejo es difícil determinar una acción siguiente, ya que a esta pueden seguir muchas otras. Aún cuando David Allen proporciona en el libro un modelo muy adecuado y sencillo para administrar proyectos, me costó trabajo implementarlo en un comienzo en proyectos más o menos complejos.

Pero creo que ya encontré un sistema que funciona y que se adapta al espíritu de Getting things done. En un proyecto de desarrollo, en el que llevaba varios meses estancado, me encontré un buen día sin tener una idea clara acerca de hacia dónde dirigirme, ya no digamos para concluirlo sino para avanzar un poco siquiera.

De buenas a primeras, me puse a hacer una tarea de este proyecto, y me surgieron como de costumbre decenas de dudas, o de otras tareas que tendría que hacer. De repente, se aclaró todo el panorama. Me puse a anotar todos los puntos inconclusos que iba encontrando y me enfoqué en uno y sólo en un punto a la vez.

Así continué por un par de horas y de repente ví que había llenado dos hojas por los dos lados con los pendientes y tareas. Pero lo más sorprendente es que casi conforme iba escribiendo los puntos, los iba concluyendo o determinando acciones para continuar avanzando.

El promedio de puntos sin terminar en un momento dado nunca pasaba de unos diez, más o menos, y algunos se resolvían automáticamente conforme avanzaba.

Decidí continuar con este sistema al día siguiente y fui notando como algunos puntos eran en realidad anotaciones que debería de documentar, por lo cual los marqué con un símbolo diferente. Otros más eran dudas y otros, los menos, puntos que no pude resolver. Muchos de ellos eran en sí mismos proyectos, así que cuando les echaba el guante, surgían pequeños items por hacer, pero les aplicaba el mismo sistema y se iban resolviendo en forma natural.

Así que empecé a aplicar este sistema a otros proyectos diferentes y me resultó igualmente efectivo.

Lo importante, al menos para mí, y lo que hizo que este sistema me funcionara tan bien, es que estas no son simples listas de To Do’s. Las listas que ahora estoy creando para mis proyectos, en el mejor espíritu de Getting Things Done, consisten en:

  • Acciones por realizar. Concretas. Especíicas. Claras
  • Observaciones que encuentro y que considero decuado documentar o señalar.
  • Dudas no resueltas
  • Miniproyectos dentro del proyecto.

Lo que me ha sorprendido sobremanera es que con este sistema desaparece la ansiedad que trae consigo tener un proyecto estancado. Pero, sobre todo, que se puede avanzar con rapidez en el desarrollo del proyecto.

Debo enfatizar que estas listas no son una típica lista To Do, pues esas listas asumen que uno conoce perfectamente cada paso siguiente en un proyecto, lo cual es esencialmente absurdo, además de que muchos To Do’s son proyectos en sí mismos.

Así que, en mi descubrir del hilo negro, he decidido denominar a este sistema “listas al paso”. Listas de acciones y anotaciones que se van generando conforme se van demandando. Big deal. Obvio pero funciona.

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