Área Estratégica

Como decía en una nota anterior, donde hago un resumen de GTD, ya llevo 5 años usando el sistema de productividad Getting Things Done.

Como sabes Getting Things Done es el sistema de productividad creado por David Allen y es descrito con profundidad en el libro del mismo nombre.

El proceso inicial de GTD proporciona al practicante una especie de Satori o pequeña iluminación. Algo de ese Satori prevalece y hace que GTD sea difícil de abandonar.

Como he dicho muchas veces, el hacer esta primera recolección, que es el primer paso del sistema GTD, produce que tengas toda tu vida a la vista y bajo control por primera vez, por lo que el proceso se vuelve adictivo.

¿Qué he logrado?

No sé si sea poco o mucho, pero esta es una breve lista.

De entrada logré hacer varios viajes que venía posponiendo con mucha antelación, entre ellos dos a NYC, uno a Chicago, uno más a San Francisco, otro a Georgia y Carolina y dos más a Europa, además de diversos recorridos a lo largo y ancho del inmenso territorio mexicano.

Organicé una conferencia de blogs, la primera en su tipo en México.

Fundé con tres de mis colegas más entrañables Café de Altura

Le dí un giro completo en mi negocio, a partir de una etapa dolorosa cuando uno de uno de mis servidores estuvo un mes fuera de combate en 2007, pero que ahora me permite tener como clientes a varias grandes empresas y trabajar con 6 colaboradores de primera. Esto hace que uno de mis negocios corra prácticamente en piloto automático y que me enfoque en trabajos innovadores y creativos la mayor parte de mi tiempo.

Establecí un plan de ejercicio y buena alimentación y bajé 9 kg (llegué a pesar 82 kg) y aumenté una cantidad que no he medido de masa muscular (no chicas, lo siento: no pienso publicar fotos para ustedes donde muestre mi amplio y reluciente tórax de gladiador).

Lancé mi podcast, Area Podcast y participé en un podcast que tuvo bastante vuelo y relevancia, El Podcast sin Nombre. Las malas lenguas dicen que renacerá muy pronto.

Algunos hábitos que he cambiado.

• Hago ejercicio físico frecuentemente
• Ya no hay desorden en mi escritorio y oficina
• Encuentro rápidamente cualquier documento o papel en mi oficina, o en mi computadora
• Diariamente dejo mi Inbox en 0 correos. A lo largo de un día, rara vez tengo más de 20 correos en mi bandeja de entrada.
• He aprendido a delegar. Nunca pensé que esto fuera tan doloroso, por cierto, pero es un hábito de lo más conveniente.
• Los podcasts y audiolibros son parte casi natural de mi vida. Mi ipod contiene más podcast y audiobooks que música.
• Leo al menos 40 libros al año. Antes sólo leía 20.
• Tengo un mejor manejo de mis finanzas.
• Genero al menos 5 nuevos contactos en persona cada semana con los que me mantengo en contacto en forma permanente.

Tengo muchos cambios pendientes. Veremos si dentro de un año puedo reseñarlos.

Recaídas

Es inevitable una que otra vez tener alguna recaída de GTD y dejar que se acumulen tareas y pendientes. Aquí es donde entra en juego la habilidad que se va adquiriendo para observar tu vida con perspectiva y para determinar prioridades.

No todo ha sido miel sobre hojuelas

Ha habido momentos difíciles, como cuando tuve un pequeño incendio en mi casa, cuando tuve que atender una enfermedad de mi padre que me mantuvo fuera de combate por dos meses o cuando sucumbí al estrés al tener caído un server por casi 20 días.

Pero las dificultades deben ser bienvenidas ya que son síntomas de cambio.

GTD, por cierto, te fuerza a realizar cambios constantes y disfrutables. En mi caso, me emocionan los planes que se vienen y me entusiasma con fuerza el potencial que tienen estos nuevos tiempos digitales que son, en esencia, un regreso a lo básico, facilitado por la tecnología.

Hace poco me di cuenta que ya llevo 5 años utilizando este sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done.. Este es un breve resumen del sistema.

¿Es posible administrar el tiempo?

Hay algo muy equivocado en la frase “administrar el tiempo”. Equivale a decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el aire.

El tiempo no se puede administrar, empezando probablemente porque no existe, si nos ponemos filosóficos. Lo único que puede administrarse son las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.

Cuando empecé a implementar este sistema GTE, sentí por primera vez tener toda mi vida bajo control, y la sensación es realmente adictiva. Por eso nunca lo he dejado, si bien he tenido algunas recaídas.

El proceso de GTD, lo más breve posible

Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información.

En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos.

Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.

De ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en una lista por contexto.

Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.

Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.

Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.

Esto difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una lista de prioridades, puede estar los siguientes “tareas”: Preparar discurso. Llevar el auto al taller.

Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.

En GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.

Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.

La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.

• Recolectar
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente

Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.

Contextos

Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.

La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.

@Casa
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora

Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.

Si alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados, créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.

Referencias
Sitio Web de David Allen:

Compra Getting Things Done en Amazon.com

Traducción al español de Zen to Don de Leo Babauta, una versión simplificada de GTD. Disponible como libro o gratis como descarga

Blogs en Español

Think Wasabi, el blog de Berto Peña quien recientemente publicó el libro Gestiona mejor tu vida. Puedes descargar los mejores artículos de su blog en este PDF.

El Canato, blog de productividad personal de Jeroen Sangers.

La implementación del sistema para organizarme, basado en el libro de David Allen Getting things done (Organízate con eficacia) ha sido productiva, muy entretenida y bastante azarosa. Los principales obstáculos con que me he encontrado son los proyectos que constan de muchos pasos.

La esencia de Getting things done es, primero que nada, darse cuenta que muchas cosas que típicamente consideramos como un item en una lista por hacer, es en realidad un proyecto. En segundo lugar, hay que determinar una acción siguiente para cada proyecto en nuestra vida personal o en nuestro trabajo.

Pero en un proyecto complejo es difícil determinar una acción siguiente, ya que a esta pueden seguir muchas otras. Aún cuando David Allen proporciona en el libro un modelo muy adecuado y sencillo para administrar proyectos, me costó trabajo implementarlo en un comienzo en proyectos más o menos complejos.

Pero creo que ya encontré un sistema que funciona y que se adapta al espíritu de Getting things done. En un proyecto de desarrollo, en el que llevaba varios meses estancado, me encontré un buen día sin tener una idea clara acerca de hacia dónde dirigirme, ya no digamos para concluirlo sino para avanzar un poco siquiera.

De buenas a primeras, me puse a hacer una tarea de este proyecto, y me surgieron como de costumbre decenas de dudas, o de otras tareas que tendría que hacer. De repente, se aclaró todo el panorama. Me puse a anotar todos los puntos inconclusos que iba encontrando y me enfoqué en uno y sólo en un punto a la vez.

Así continué por un par de horas y de repente ví que había llenado dos hojas por los dos lados con los pendientes y tareas. Pero lo más sorprendente es que casi conforme iba escribiendo los puntos, los iba concluyendo o determinando acciones para continuar avanzando.

El promedio de puntos sin terminar en un momento dado nunca pasaba de unos diez, más o menos, y algunos se resolvían automáticamente conforme avanzaba.

Decidí continuar con este sistema al día siguiente y fui notando como algunos puntos eran en realidad anotaciones que debería de documentar, por lo cual los marqué con un símbolo diferente. Otros más eran dudas y otros, los menos, puntos que no pude resolver. Muchos de ellos eran en sí mismos proyectos, así que cuando les echaba el guante, surgían pequeños items por hacer, pero les aplicaba el mismo sistema y se iban resolviendo en forma natural.

Así que empecé a aplicar este sistema a otros proyectos diferentes y me resultó igualmente efectivo.

Lo importante, al menos para mí, y lo que hizo que este sistema me funcionara tan bien, es que estas no son simples listas de To Do’s. Las listas que ahora estoy creando para mis proyectos, en el mejor espíritu de Getting Things Done, consisten en:

• Acciones por realizar. Concretas. Especíicas. Claras
• Observaciones que encuentro y que considero decuado documentar o señalar.
• Dudas no resueltas
• Miniproyectos dentro del proyecto.

Lo que me ha sorprendido sobremanera es que con este sistema desaparece la ansiedad que trae consigo tener un proyecto estancado. Pero, sobre todo, que se puede avanzar con rapidez en el desarrollo del proyecto.

Debo enfatizar que estas listas no son una típica lista To Do, pues esas listas asumen que uno conoce perfectamente cada paso siguiente en un proyecto, lo cual es esencialmente absurdo, además de que muchos To Do’s son proyectos en sí mismos.

Así que, en mi descubrir del hilo negro, he decidido denominar a este sistema “listas al paso”. Listas de acciones y anotaciones que se van generando conforme se van demandando. Big deal. Obvio pero funciona.