Area Estratégica

Utilizar un lector de feeds RSS como Google Reader, Bloglines, Feed Demon, Netnewswire o Vienna tiene grandes ventajas. Puedes tener tus blogs favoritos y sitios de noticias organizados y puedes hojear rápidamente muchos artículos. Pero, ¿qué haces cuando tienes demasiados feeds y de repente han pasado más de, digamos, 5 días sin que los leas? Lo más seguro es que tengas unos 900 o tal vez muchos más artículos sin leer.

A veces puede producir ansiedad tener tanto por leer. En tu mente tienes la obligación de leer todas las notas. O te dices que sería una pena no leerlas. Y llega más ansiedad. ¡Son 900 notas! Así que termiinas cerrando tu lector y para la próxima vez que lo abras ya serán 1200 notas sin leer.

Estas son algunas de mis recomendaciones para cuando te encuentres con esa inmanejable cantidad de cientos o miles de notas sin leer. Sí, algunas son tal vez radicales, e implican un uso desalmado de la tecla K o shift-a (los defaults en Netnewswire y Google Reader, respectivamente) para marcar como leída una selección de feeds.

1. Sé honesto contigo mismo. Es muy poco probable que realmente te vayas a detener en algún momento a leer 900 notas.

2. Anota cuáles son los que menos lees o los menos útiles y márcalos como leídos.

3. Date cuenta cuáles son los que más te interesan, haz una lista de los temas que te gustaría ver con más detalle y márcalos como leídos también.

Por ejemplo, yo me di cuenta que no podría leer ni hojear 117 artículos en Lifehack en una sentada. Es decir, técnicamente sí podría hojearlos rápidamente, pero los títulos son tan buenos que probablemente me detendría al tercero y me quedaría con 114 sin leer.

Así que lo que hice fue crear una lista de los temas que me gustaría investigar en otro momento. Antes de marcar como leídos esos 117 articulos en lifehack.org, me di cuenta que me caerían bien algunos tips financieros, así que lo anoté en mi lista. Después podré investigar con calma acerca de este tema en blogs y en otros sitios. El blog muy probablemente va a seguir en línea y si cuentas con un lector de feeds como Vienna, los feeds se van a conservar en tu lector de todos modos.

4. Reconoce aquellos blogs que de todos modos te saltas y no lees y utilízalos como reforzador. Por ejemplo, yo estoy suscrito a Boing Boing y cuando tengo tiempo hojeo rápidamente sus notas. Pero cada vez más frecuentemente me doy cuenta que utilizo la tecla K casi siempre que entro ahí. Es un gran reforzador para tener de un golpe 150 articulos leídos. Y sí, en ocasiones me sirve para tener algo divertido o extraño para leer.

5. Revisa cuáles de estos feeds podrías borrar. Algunos de ellos tienen a repetirse, sobre todo si se trata de un nicho en particular.

La enseñanza aqui es que de todos modos puedes seguir viviendo sin los feeds y que de todos modos habrá miles de asuntos de las que no te enteres. Así que disminuye tu stress. El mundo seguirá funcionando aún cuando no te enteres de todo lo que pasa.

Octubre 25, 2007 12:00 PM | Comentarios (0)| Archivada en: Productividad-

La idea de cambiar nos fascina a todos. Queremos dejar de fumar, hacer ejercicio, cambiar de trabajo, mudarnos a una ciudad más tranquila o con más movimiento.

La verdad es que el cambio es muy sencillo y de hecho todos hemos cambiado en una o en varias ocasiones en formas radicales. Y no ha sido tan difícil.

La clave es encontrar qué es exactamente lo que hemos hecho para cambiar y aplicarlo. Es muy simple: debemos repetir lo que nos ha funcionado con anterioridad.

Estos son los elementos en común que he encontrado en cambios más o menos radicales que he realizado en mi vida.

1. Define exactamente qué es lo que quieres cambiar.
Sobra decirlo, pero si quieres cambiar, al menos debes saber lo que quieres. Determina con precisión el hábito que quieres eliminar, la parte de tu trabajo que te desgrada. Sé muy claro en reconocer la relación que te atosiga o el proveedor que te da mal servicio.

2. Define con claridad hacia donde quieres llegar.
Para esto no hay nada mejor que la visualización. La visualización debe ser, de preferncia, en "primera persona". Es decir, en la visualización no te ves a tí mismo sino que aparece tu entorno como si lo estuvieras viendo con tus propios ojos.

3. Busca una recompensa que sea muy placentera.
Por ejemplo, ahora que estoy haciendo ejercicio diariamente, mi recompensa es el sauna y posteriormente, una buena dosis de cafeína. Será aún mejor si el nuevo hábito en sí es placentero.

4. No intentes hacer lo mismo que has hecho antes y esperes obtener diferentes resultados.
De hecho, cuando intentas lo mismo en muchas ocasiones, lo cual se manifiesta en formas sutiles como el decir "ahora sí trabajaremos más duro", es una muestra de que la conducta que estás tratando de cambiar está en proceso de extinción. Es decir, que no funciona lo que has hecho y por lo mismo intentas con más vehemencia.

5. Si ves elementos que se repiten continuamente y que te impiden avanzar, el problema no es el exterior, ni el gobierno, ni el clima. El problema no es la gente que está loca. El problema eres tú, así que busca qué es lo que hay detrás de eso.

Julio 19, 2007 8:08 PM | Comentarios (1)| Archivada en: Productividad-

Recientemente compré The 4-hour workweek, después de notar el gran revuelo que ha causado este libro del joven Tim Ferriss. La premisa puede sonar poco realista, fantasiosa y hasta chocante: trabajar sólo cuatro horas por semana, vivir en cualquier parte y dedicarte a hacer lo que realmente te apasiona.

La verdad que me ha impresionado el texto, y publicaré aquí una reseña en cuanto lo termine, pero hoy quisiera comentar cómo pude concluir 3 proyectos que tenía rezagados aplicando un par de ideas simples que se explican en el libro con una perspectiva un poco diferente a lo usual.

Se trata del principo de Pareto, que es muy conocido y la Ley de Parkinson, que yo había visto sobre todo aplicada a finanzas.

El principio de Pareto, conocido también como la regla 80/20, establece que 80% de los resultados se obtienen de 20% del esfuerzo.

La Ley de Parkinson por su parte establece que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine".

Combinando a Parkinson y a Pareto se concluye algo interesante. Hay que disminuir el tiempo dedicado a algo, ponerle fecha límite corta, forzarnos a cumplirlo en el menor tiempo posible y, al concentrar el esfuerzo en este tiempo corto, nos forzamos a hacer lo esencial, lo imprescindible, lo más importante. Es decir, el 20% que produce el 80% de los resultados.

Así que apliqué lo anterior a estos 3 proyectos que tenía rezagados y, como si nada, los concluí, a pesar de que hubo un imprevisto en mi negocio que me tomó más de una hora resolver, y sin dejar mi rutina de ejercicio.

Los pasos fueron muy sencillos.

1. Definí qué era lo que quería, con la mayor claridad que me fue posible.
2. Le asigné un tiempo muy corto para concluirlo (menos de 24 horas).
3. Me concentré en lo importante. Evité entrar en minucias que sólo me habrían tomado tiempo y que no habrían aportado mucho al detalle.
4. Me enfoqué en la ejecución.
5. Tuve listos los tres proyectos en un total de 1 hora y media.

Sólo me había pasado algo así en situaciones de emergencia grave o cuando estaba a punto de salir de viaje. En ese tipo de situaciones no queda de otra sino concentrarse en lo más importante y ejecutarlo en el menor tiempo posible. El día de hoy es la primera vez que hago algo así sin que sea forzado.

Julio 2, 2007 9:22 PM | Comentarios (1)| Archivada en: Productividad-

Estaba por escribir un artículo en este blog con algunos lineamientos para implementar rápidamente tus ideas, y me di cuenta que el tema tiene para mucha cuerda, así que lo dividiré en varias notas.

Lo primero que tienes que hacer para implementar ideas y llevar a cabo tus proyectos rápidamente es... escribirlas.

Sí, sé que es obvio. Pero a mí no deja de sorprenderme la cantidad de veces que cuando me reúno con clientes o colegas se producen ideas interesantes y nadie toma notas.

Así que a menos que tengas una memoria prodigiosa, cosa que dudo mucho, anota las ideas justo cuando se te ocurran. Aquí te doy algunos tips, que de tan obvios me desesperan.

• Lleva contigo siempre un cuaderno de bolsillo o unas cuantas tarjetas de 3x5". Mi predilección es por las resistentes Moleskine desde hace ya varios años, pero siempre traigo un pequeño atado de tarjetas de 3x5. Por cierto que en México se consiguen a muy buen precio las libretas Moleskine en las librerías del Fondo de Cultura Económica.
• Si vas caminando o en tu auto, grábalas en tu teléfono.
• Si estás trabajando en tu computadora, ten siempre a mano un texto con el solo propósito de escribir estas ideas. Yo utilizo en mi Mac DevonThink porque me permite clasificar rápidamente estas ideas en listas o en folders, pero en realidad cualquier editor de texto serviría, incluyendo un ideas.txt en tu Desktop.
• Si utilizas una carpeta de argollas para trabajar, destina una hoja exclusivamente para registrar estas ideas. Si te es posible, haz que esta hoja sea de un papel muy resistente y bonito, para que te inspire un poco el escribir ahí tus ideas.
• Siempre escribe tus ideas con la mayor claridad de redacción posible, de preferencia con un objetivo concreto y tangible.
• Escríbelas con letra legible.

Junio 2, 2007 10:53 PM | Comentarios (1)| Archivada en: Productividad-

Con cierta frecuencia me preguntan a qué se debe mi afición a este sistema de productividad creado por David Allen. La principal razón es que, esencialmente, tiendo a ser desorganizado y me gusta hacer mis tareas con el menor esfuerzo posible.

Aunque no sigo el sistema ni al pie de la letra ni todo el tiempo (he tenido varias recaídas hacia los médanos de la desorganización), creo que la razón por la que siempre trato de seguir este sistema es porque GTD es adictivo. Y es adictivo porque está diseñado para dar reforzadores positivos en forma continua a quien lo practica.

Como recordarás de tus clases de psicología en preparatoria (a las que tanta atención les ponías, já) un reforzador positivo hace que una conducta se repita y es una consecuencia inmediata a una acción.

Por ejemplo, es un reforzador positivo que se prenda la luz después de que oprimes el interruptor, o que el carro se mueva cuando aceleras, o que tu mamá se ría de tus chistes. Si no ocurre la consecuencia que esperas, el evento entonces puede ser un reforzador negativo.

El sistema de GTD proporciona múltiples reforzadores positivos

Estos son algunos ejemplos de los múltiples reforzadores positivos que encuentro en GTD.

• El sistema utilizado en GTD para archivar documentos es limpio y elegante, y está diseñado para que el proceso de archivar sea inmediato.
• Te puedes deshacer de cosas que no necesitas, como papeles, notas, y mucha basura que suele acumularse en tu vida. Pocos placeres como ése.
• Puedes ver claramente el avance en diversos proyectos.
• Puedes saber exactamente cuáles proyectos no realizarás. Eso sí que es reconfortante.
• Tu escritorio permanece limpio. No más papeles que no sabes dónde poner. No más búsquedas innecesarias entre esas hojitas y papelitos que antes se apilaban en tu escritorio.
• Sabes que en tu bandeja de entrada está lo que tienes que hacer y tienes con detalle listas con todas las acciones necesarias para avanzar en algún proyecto en particular.
• El inbox de tu correo está vacío.
• Puedes tener un panorama completo de tu vida en un solo vistazo.

En serio, implementa Getting Things Done.

Mayo 24, 2007 11:36 PM | Comentarios (1)| Archivada en: Productividad-

Vaya, 77 maneras de aprender más rápido, más a fondo, y mejor!.

Aqui hay 77 consejos relacionados con el conocimiento y el aprendizaje, para ayudarte en tu búsqueda. Algunos son específicamente para estudiantes en instituciones de enseñanza tradicional; el resto para principiantes, o aquellos que están aprendiendo por su cuenta.

Vía

Mayo 10, 2007 11:25 AM | Comentarios (0)| Archivada en: Productividad-

Cibermús me ha pasado un meme acerca de lo que uso para trabajar, así que a responderlo.

Hardware:

Mac Powerbook G4, 1.5GHz
Nokia E62 (dentro de unos cuantos días)
Teléfono inalámbrico de 5.4GHz y dos líneas Uniden TRU8885. No necesito conmutador gracias a este práctico teléfono.
Impresora de etiquetas Brother para etiquetar mis folders de manila de acuerdo con el sistema GTD

Software

BBEdit 8.4 para los cada vez más infrecuentes momentos de escribir código
DevonThink como base de datos freeform para escribir documentación, artículos, notas y para almacenar todo tipo de información (textos, imágenes, PDFs, documentos en Word y Excel, etc.)
Filemaker como base de datos estructurada para nuestro propio sistema de CRM.

Off-Line

Muchas plumas y papel, aunque no uso demasiado papel, pero todo lo tengo organizado en una sola carpeta de argollas, con hojas blancas y divisores por proyecto. Archivo las hojas si es necesario y me basta con un solo archivero de un solo cajón.
Suficiente espacio para carpetas y libros de referencia o estudio.

Enero 25, 2007 8:05 PM | Comentarios (0)| Archivada en: Productividad-

Hace un par de meses cayó en mis manos un método de estudio diseñado por Brian Tracy. El le llama Power Reading. Podría describirse como un método de lectura de velocidad variable ya que combina la lectura rápida con una lectura más profunda. Lo he estado aplicando y puedo afirmar que es una excelente forma de aprender. De verdad que me hubiera gustado conocerlo desde hace muchos años.

El método, aunque parezca complicado en un primer vistazo, es en realidad muy sencillo y toma menos tiempo del que parece. Además, permite ahorrar tiempo ya que con los dos primeros pasos de este método de lectura puedes saber desde el principio si te conviene leer el libro o no.

Estos son los pasos.

1. Revisión preliminar del libro
En esta etapa se lee la cubierta, el índice, se le da un vistazo al indice onomástico y se hojea rápidamente el libro. Para un libro de unas 250 páginas, te tomaría unos unos 10 a 15 minutos en total.

2. Previsualización o una lectura de rastreo.
Se hojea todo el libro, tomando unos 7 o 10 segundos por página, buscando ideas clave, viendo imágenes, títulos y subtítulos.

3. Escribir lo que sabemos acerca del tema.
Aquí escribes brevemente lo que ya sabes acerca del tema, hojeando los capítulos y tomando unos 5 minutos por cada capítulo. Este es uno de los pasos más importantes y no se debe omitir.

4. Lectura con propósito.
Gracias al paso anterior ya sabes cuáles ideas del libro puedes articular, cuáles no y cuáles desconoces por completo, así que en este punto es donde lees la totalidad del libro, haciéndote preguntas acerca de las ideas principales, qué evidencia sostiene lo que ahí se afirma, a qué conclusiones se llegan, y sobre todo, de qué te sirve la información ahí planteada.

5. Lectura en búsqueda de ideas claves. En este paso buscas las ideas clave, lo que es más importante del libro, tomando unos 8 minutos por capítulo. Es importante que hagas anotaciones al margen del libro, subrayes las ideas clave. Es hora de decirle adiós a lo que te enseñaron en la escuela, donde te decían que los libros eran tan sagrados que terminaste por nunca tocarlos.

6. Revisión. En este paso te detienes en las partes que te han parecido más complicadas, tomando tiempo para comprender los puntos que no han quedado claros.

7. Notas y mapas mentales.
Toma notas de lo que se cubre en el libro, de preferencia en forma de mapa mental. El resultado es que en unas pocas hojas tendrás valiosas anotaciones de lo que te ha parecido fundamental.

8. Revisión.
Revisa por 10 minutos las notas al día siguiente, 10 minutos a la semana siguiente y finalmente por 10 minutos al mes siguiente.

Puede parecer un sistema engorroso y lento en primera instancia, pero como es un método activo, puedes saber con claridad tu nivel de conocimiento y qué tanto necesitas profundizar, por lo que podrías estudiar en cosa de 6 horas un libro de unas 250.

Lo mejor es que lo pruebes al menos una vez y decidas si te funciona.

Septiembre 8, 2006 12:21 PM | Comentarios (1)| Archivada en: Productividad-

7 pasos que garantizan la victoria en grandes proyectosWebword.

El texto es excelente y sólo está disponible gratis el día de hoy martes 2 mayo, así que apúrate a obtenerlo.

Mayo 2, 2006 6:12 PM | Comentarios (0)| Archivada en: Productividad-

Tengo la mala costumbre de comprar varios libros a la vez, más de los que puedo leer siguiendo una rutina de una a dos horas diarias de lectura, así que con frecuencia me cuesta trabajo organizarme para leerlos con prontitud. Lo peor es que pueden acumularse a otros anteriores que no haya alcanzado a leer.

Por ejemplo, me acaba de llegar una mini carretada de libros de Amazon: A Whole New Mind, All Marketers Are Liars, What Customers Want, Urban Shaman, 52 Projects y Optimal Thinking. Ya habrá oportunidad de reseñarlos.

La verdad que me cuesta trabajo decidir por cuál empezar. Lo que hago normalmente es que empiezo a leer un capítulo o dos de cada libro y me sigo por el que me ha llamado más la atención. Después voy escogiendo entre los otros de acuerdo a mi estado de ánimo. Por lo pronto el que más me ha atraído es A Whole New Mind: Moving from the Information Age to the Conceptual Age.

De los lectores ávidos que lleguen por aquí, ¿qué me podrían recomendar para hincarles el diente a estos jugosos ejemplares de palabra escrita? ¿Cuáles son sus mejores tips de lectura?

Febrero 22, 2006 10:36 PM | Comentarios (4)| Archivada en: Productividad-

El artículo de Jim Domanski Stop Talking! 7 Ways to Improve Your Listening Skills está más bien dirigido a ejecutivos de venta, pero los tips bien pueden ser aplicados en cualquier comunicación.

1. Detenerse. Dejar de hacer otras actividades mientras se escucha a otra persona. evitar hacer varias cosas a la vez.

2. Prepararse. Hay que esta preparado para escuchar. Tener listo lo que queremos decir, el material que hemos de utilizar para anotar, etc.

3. Evaluar. Tanto las palabras como el tono de voz que utiliza la otra persona.

4. Concentrarse. Enfocarse al máximo, evitar las distracciones.

5. Investigar. Escuchar en forma activa es una forma de escuchar. Pero el escuchar también puede ser interactivo.

6. Darse por enterado. Reiterarle a la otra persona que estamos entendiendo lo que nos dice, resumir verbalmente lo que nos dijo.

7. Registrarlo. No dar nada por hecho y escribir lo que escuchamos.

Febrero 21, 2006 11:22 PM | Comentarios (0)| Archivada en: Productividad-

En un interesante artículo en About.com se enlistan 5 pasos para cambiar cualquier hábito.

El proceso, además de hacerte consciente de los elementos que componen el hábito y reemplazarlos por otros elementos más agradables, se complemente mediante afirmaciones y mediante la visualización.

Los pasos son:

• Escribe lo que estás tratando de lograr y para cuándo lo quieres tener listo
• Determina cuáles son los obstáculos.
• Escribe un plan para derribar cada uno de los obstáculos.
• Determina los beneficios que te traerá este cambio.
• Determina si vale la pena hacer el cambio.

Vía Lifehack

Febrero 16, 2006 6:41 PM | Comentarios (0)| Archivada en: Productividad-

Ahora que aún queda en el ambiente de inicios de año la intención de completar los propósitos de año nuevo, me viene muy bien esta nota en lifehack.org titulada 10 ways to achieve your goals, basada en un estudio de la consultora ThinkTQ.

Estos son los 10 formas más efectivas de lograr tus metas:

• Haz que todos tus sueños se hagan reales priimero identificándolos y después enfocándote en metas tangibles de lo que tú quieres.
• Mantén al menos una meta claramente definida para cada uno de tus principales intereses y roles en tu vida.
• Plantea tus metas de manera que estén directamente alineadas con los propópsitos, pasiones y misión de tu vida.
• Crea metas lo suficientemente grandes para que enciendan tu espíritu y te inspiren a tomar acción.
• Escribe tus metas en detalles específicos y medibles.
• En forma incondicional y absoluta, haz el compromiso de alcanzar cada uno de tus objetivos.
Comparte tus metas con otros para lograr un mutuo cumplimiento de ellas.
• Haz una serie de metas diarias, semanales y de largo plazo, determinando fechas de inicio y finalización.
• Toma 10 minutos cada día para imaginarte qué tan bien se sentiría cuando tus metas se alcancen.
• Toma una acción para lograr al menos una meta cada día

Podemos ver tres patrones en común aquí: escribir, visualizar y actuar. Esto va muy a tono con Getting Things Done en el aspecto de escribir y tener muy claros tus proyectos, y también con un libro llamado Write it down, make it happen (del cual aquí puedes leer el primer capítulo).

Enero 15, 2006 4:57 PM | Comentarios (0)| Archivada en: Productividad-

Estas últimas 4 semanas han sido una ráfaga para mí, pues he estado dividiendo mi tiempo para poder estar cerca de mi padre enfermo. A raíz de su desidia, descuido y reticencia a atenderse se le han presentado al menos tres graves problemas médicos de un golpe.

Ha sido inevitable desatender mi negocio. Más que nunca, valoro inmensamente a Mónica, mi esposa y socia quien ha estado al frente, atendiendo el vendaval de llamadas y resolviendo innumberables problemas.

Para empezar, el día de mañana, sábado 5 de noviembre, operarán a mi padre de la próstata, y después vienen otros procesos para otras cosas que se han presentado. La crónica de cómo llegamos a esto la dejaré para después, pero sí escribiré algunas de las lecciones que me han dejado estas 4 semanas.

1. No confíes en los doctores de ciudad pequeña o de pueblo. En el caso de mi padre, ninguno de dos consultados pudo detectar infartos cerebrales y graves problemas de próstata.

2. Especialmente en el caso del padre, no permitas que tus padres decidan cuándo quieren ver al médico. Después de los 60 es imperativo que sean revisados con frecuencia aunque no quieran, así que arréglatelas para que vean al doctor. Mi padre tenía cuatro años sin consultar al urólogo, por ejemplo, y nunca quiso que lo revisara un neurólogo a pesar de las enormes sospechas que siempre tuve de que tuviera problemas neurológicos. Esta es de las ocasiones en que uno odia tener la razón.

3. No rompas tus puentes. Ni con familiares, ni con amigos. Afortunadamente yo no lo hice, y he encontrado invaluable apoyo por todos lados. Mención especial, como lo decía en un principio para Mónica, mi esposa y socia, y para Aurea Carro, mi prima, cuyo apoyo me costaría trabajo resumir en varias hojas. Muchos amigos en el D.F., en Puebla y Perote me sacaron de más de un apuro logístico.

4. No dejes nada para después. Esto es especialmente cierto en una enfermedad grave y sobre todo en el caso de mi padre, que se descuidó demasiado. Pero aún en nosotros puede surgir la tentación de posponer pequeños detalles, que después pueden consumir horas o tener graves consecuencias.

5. Procura que tengan algún tipo de seguro médico. Para esta operación de próstata afortunadamente podemos costearlo, pero para lo que viene después lo mejor será alguna institución como el Seguro Social en México, por el prestigio y la calidad que tiene el Centro Médico en las ciudades más importantes. Mi padre no tiene ningún tipo de seguro y ahora estoy en este proceso de darlo de alta.

6. Getting things done es la ley. Vaya forma de celebrar un año de aplicar este sistema de organización, y qué mejor forma de aprovecharlo que ayudando a mi padre.

Escuché recientemente que las dificultades se presentan cuando se están haciendo cambios profundos. La vida nos pone estas dificultades y la manera como los resolvemos refuerza o debilita este cambio. En mi caso, creo que todo está resultando para bien. Mi padre conserva un excelente ánimo y ahora hasta come mucho mejor que antes. Creo que vamos por buen camino.

Noviembre 4, 2005 10:16 PM | Comentarios (2)| Archivada en: Productividad-