Yo creo en los sitios web de las empresas y organizaciones como un medio para generar respuesta por parte de los visitantes. En un sitio de negocios, por ejemplo, esta respuesta puede manifestarse mediante una suscripción a un newsletter, un email solicitando información o mediante una llamada telefónica.
Por ello es que si alguien solicita información por email la forma en la que se responda es clave, sobre todo porque no cualquier persona te deja su correo electrónico en estos tiempos de exceso de spam.
Estas son algunas pautas para responder este primer contacto.
- Procura que el texto de la autorespuesta sea cálido y personal.
- Responde rápido a la solicitud. De inmediato si te es posible.
- Si tienes oportunidad de responder telefonicamente, hazlo.
- Al responder, utiliza lo menos posible respuestas prefabricadas. En ocasiones es inevitable usarlas, pero al menos el primer párrafo redáctalo especialmente.
- Da el seguimiento como lo has prometido.
Este primer contacto es posiblemente el más importante de todos, procuara que la experiencia de tu prospecto sea lo más gratificante posible.
About Gustavo Arizpe
Cuando estaba haciendo mi servicio social en la S.E, había un señor que tenia específicamente la chamba de contestar justamente toooodas las dudas o preguntas que llegaran por mail, no te puedes imaginar la cantidad de trabajo que tenía el pobre y lo bien que conocía las funciones de la Secretaría, ya que preguntaban desde direcciones de otras secretarías hasta problemas muy específicos relacionados con permisos o cosas similares.
Saludos