Área Estratégica

Con cierta frecuencia me preguntan a qué se debe mi afición a este sistema de productividad creado por David Allen. La principal razón es que, esencialmente, tiendo a ser desorganizado y me gusta hacer mis tareas con el menor esfuerzo posible.

Aunque no sigo el sistema ni al pie de la letra ni todo el tiempo (he tenido varias recaídas hacia los médanos de la desorganización), creo que la razón por la que siempre trato de seguir este sistema es porque GTD es adictivo. Y es adictivo porque está diseñado para dar reforzadores positivos en forma continua a quien lo practica.

Como recordarás de tus clases de psicología en preparatoria (a las que tanta atención les ponías, já) un reforzador positivo hace que una conducta se repita y es una consecuencia inmediata a una acción.

Por ejemplo, es un reforzador positivo que se prenda la luz después de que oprimes el interruptor, o que el carro se mueva cuando aceleras, o que tu mamá se ría de tus chistes. Si no ocurre la consecuencia que esperas, el evento entonces puede ser un reforzador negativo.

El sistema de GTD proporciona múltiples reforzadores positivos

Estos son algunos ejemplos de los múltiples reforzadores positivos que encuentro en GTD.

• El sistema utilizado en GTD para archivar documentos es limpio y elegante, y está diseñado para que el proceso de archivar sea inmediato.

• Te puedes deshacer de cosas que no necesitas, como papeles, notas, y mucha basura que suele acumularse en tu vida. Pocos placeres como ése.
• Puedes ver claramente el avance en diversos proyectos.
• Puedes saber exactamente cuáles proyectos no realizarás. Eso sí que es reconfortante.
• Tu escritorio permanece limpio. No más papeles que no sabes dónde poner. No más búsquedas innecesarias entre esas hojitas y papelitos que antes se apilaban en tu escritorio.
• Sabes que en tu bandeja de entrada está lo que tienes que hacer y tienes con detalle listas con todas las acciones necesarias para avanzar en algún proyecto en particular.
• El inbox de tu correo está vacío.
• Puedes tener un panorama completo de tu vida en un solo vistazo.

En serio, implementa Getting Things Done.

Vaya, 77 maneras de aprender más rápido, más a fondo, y mejor!.

Aqui hay 77 consejos relacionados con el conocimiento y el aprendizaje, para ayudarte en tu búsqueda. Algunos son específicamente para estudiantes en instituciones de enseñanza tradicional; el resto para principiantes, o aquellos que están aprendiendo por su cuenta.

Vía

Cibermús me ha pasado un meme acerca de lo que uso para trabajar, así que a responderlo.

Hardware:

Mac Powerbook G4, 1.5GHz
Nokia E62 (dentro de unos cuantos días)
Teléfono inalámbrico de 5.4GHz y dos líneas Uniden TRU8885. No necesito conmutador gracias a este práctico teléfono.
Impresora de etiquetas Brother para etiquetar mis folders de manila de acuerdo con el sistema GTD

Software

BBEdit 8.4 para los cada vez más infrecuentes momentos de escribir código
DevonThink como base de datos freeform para escribir documentación, artículos, notas y para almacenar todo tipo de información (textos, imágenes, PDFs, documentos en Word y Excel, etc.)
Filemaker como base de datos estructurada para nuestro propio sistema de CRM.

Off-Line

Muchas plumas y papel, aunque no uso demasiado papel, pero todo lo tengo organizado en una sola carpeta de argollas, con hojas blancas y divisores por proyecto. Archivo las hojas si es necesario y me basta con un solo archivero de un solo cajón.
Suficiente espacio para carpetas y libros de referencia o estudio.

Hace un par de meses cayó en mis manos un método de estudio diseñado por Brian Tracy. El le llama Power Reading. Podría describirse como un método de lectura de velocidad variable ya que combina la lectura rápida con una lectura más profunda. Lo he estado aplicando y puedo afirmar que es una excelente forma de aprender. De verdad que me hubiera gustado conocerlo desde hace muchos años.

El método, aunque parezca complicado en un primer vistazo, es en realidad muy sencillo y toma menos tiempo del que parece. Además, permite ahorrar tiempo ya que con los dos primeros pasos de este método de lectura puedes saber desde el principio si te conviene leer el libro o no.

Estos son los pasos.

1. Revisión preliminar del libro
En esta etapa se lee la cubierta, el índice, se le da un vistazo al indice onomástico y se hojea rápidamente el libro. Para un libro de unas 250 páginas, te tomaría unos unos 10 a 15 minutos en total.

2. Previsualización o una lectura de rastreo.
Se hojea todo el libro, tomando unos 7 o 10 segundos por página, buscando ideas clave, viendo imágenes, títulos y subtítulos.

3. Escribir lo que sabemos acerca del tema.
Aquí escribes brevemente lo que ya sabes acerca del tema, hojeando los capítulos y tomando unos 5 minutos por cada capítulo. Este es uno de los pasos más importantes y no se debe omitir.

4. Lectura con propósito.
Gracias al paso anterior ya sabes cuáles ideas del libro puedes articular, cuáles no y cuáles desconoces por completo, así que en este punto es donde lees la totalidad del libro, haciéndote preguntas acerca de las ideas principales, qué evidencia sostiene lo que ahí se afirma, a qué conclusiones se llegan, y sobre todo, de qué te sirve la información ahí planteada.

5. Lectura en búsqueda de ideas claves. En este paso buscas las ideas clave, lo que es más importante del libro, tomando unos 8 minutos por capítulo. Es importante que hagas anotaciones al margen del libro, subrayes las ideas clave. Es hora de decirle adiós a lo que te enseñaron en la escuela, donde te decían que los libros eran tan sagrados que terminaste por nunca tocarlos.

6. Revisión. En este paso te detienes en las partes que te han parecido más complicadas, tomando tiempo para comprender los puntos que no han quedado claros.

7. Notas y mapas mentales.
Toma notas de lo que se cubre en el libro, de preferencia en forma de mapa mental. El resultado es que en unas pocas hojas tendrás valiosas anotaciones de lo que te ha parecido fundamental.

8. Revisión.
Revisa por 10 minutos las notas al día siguiente, 10 minutos a la semana siguiente y finalmente por 10 minutos al mes siguiente.

Puede parecer un sistema engorroso y lento en primera instancia, pero como es un método activo, puedes saber con claridad tu nivel de conocimiento y qué tanto necesitas profundizar, por lo que podrías estudiar en cosa de 6 horas un libro de unas 250.

Lo mejor es que lo pruebes al menos una vez y decidas si te funciona.

7 pasos que garantizan la victoria en grandes proyectosWebword.

El texto es excelente y sólo está disponible gratis el día de hoy martes 2 mayo, así que apúrate a obtenerlo.

Tengo la mala costumbre de comprar varios libros a la vez, más de los que puedo leer siguiendo una rutina de una a dos horas diarias de lectura, así que con frecuencia me cuesta trabajo organizarme para leerlos con prontitud. Lo peor es que pueden acumularse a otros anteriores que no haya alcanzado a leer.

Por ejemplo, me acaba de llegar una mini carretada de libros de Amazon: A Whole New Mind, All Marketers Are Liars, What Customers Want, Urban Shaman, 52 Projects y Optimal Thinking. Ya habrá oportunidad de reseñarlos.

La verdad que me cuesta trabajo decidir por cuál empezar. Lo que hago normalmente es que empiezo a leer un capítulo o dos de cada libro y me sigo por el que me ha llamado más la atención. Después voy escogiendo entre los otros de acuerdo a mi estado de ánimo. Por lo pronto el que más me ha atraído es A Whole New Mind: Moving from the Information Age to the Conceptual Age.

De los lectores ávidos que lleguen por aquí, ¿qué me podrían recomendar para hincarles el diente a estos jugosos ejemplares de palabra escrita? ¿Cuáles son sus mejores tips de lectura?

El artículo de Jim Domanski Stop Talking! 7 Ways to Improve Your Listening Skills está más bien dirigido a ejecutivos de venta, pero los tips bien pueden ser aplicados en cualquier comunicación.

1. Detenerse. Dejar de hacer otras actividades mientras se escucha a otra persona. evitar hacer varias cosas a la vez.

2. Prepararse. Hay que esta preparado para escuchar. Tener listo lo que queremos decir, el material que hemos de utilizar para anotar, etc.

3. Evaluar. Tanto las palabras como el tono de voz que utiliza la otra persona.

4. Concentrarse. Enfocarse al máximo, evitar las distracciones.

5. Investigar. Escuchar en forma activa es una forma de escuchar. Pero el escuchar también puede ser interactivo.

6. Darse por enterado. Reiterarle a la otra persona que estamos entendiendo lo que nos dice, resumir verbalmente lo que nos dijo.

7. Registrarlo. No dar nada por hecho y escribir lo que escuchamos.

En un interesante artículo en About.com se enlistan 5 pasos para cambiar cualquier hábito.

El proceso, además de hacerte consciente de los elementos que componen el hábito y reemplazarlos por otros elementos más agradables, se complemente mediante afirmaciones y mediante la visualización.

Los pasos son:

• Escribe lo que estás tratando de lograr y para cuándo lo quieres tener listo
• Determina cuáles son los obstáculos.
• Escribe un plan para derribar cada uno de los obstáculos.
• Determina los beneficios que te traerá este cambio.
• Determina si vale la pena hacer el cambio.

Vía Lifehack

Ahora que aún queda en el ambiente de inicios de año la intención de completar los propósitos de año nuevo, me viene muy bien esta nota en lifehack.org titulada 10 ways to achieve your goals, basada en un estudio de la consultora ThinkTQ.

Estos son los 10 formas más efectivas de lograr tus metas:

• Haz que todos tus sueños se hagan reales priimero identificándolos y después enfocándote en metas tangibles de lo que tú quieres.
• Mantén al menos una meta claramente definida para cada uno de tus principales intereses y roles en tu vida.
• Plantea tus metas de manera que estén directamente alineadas con los propópsitos, pasiones y misión de tu vida.
• Crea metas lo suficientemente grandes para que enciendan tu espíritu y te inspiren a tomar acción.
• Escribe tus metas en detalles específicos y medibles.
• En forma incondicional y absoluta, haz el compromiso de alcanzar cada uno de tus objetivos.
Comparte tus metas con otros para lograr un mutuo cumplimiento de ellas.
• Haz una serie de metas diarias, semanales y de largo plazo, determinando fechas de inicio y finalización.
• Toma 10 minutos cada día para imaginarte qué tan bien se sentiría cuando tus metas se alcancen.
• Toma una acción para lograr al menos una meta cada día

Podemos ver tres patrones en común aquí: escribir, visualizar y actuar. Esto va muy a tono con Getting Things Done en el aspecto de escribir y tener muy claros tus proyectos, y también con un libro llamado Write it down, make it happen (del cual aquí puedes leer el primer capítulo).

Estas últimas 4 semanas han sido una ráfaga para mí, pues he estado dividiendo mi tiempo para poder estar cerca de mi padre enfermo. A raíz de su desidia, descuido y reticencia a atenderse se le han presentado al menos tres graves problemas médicos de un golpe.

Ha sido inevitable desatender mi negocio. Más que nunca, valoro inmensamente a Mónica, mi esposa y socia quien ha estado al frente, atendiendo el vendaval de llamadas y resolviendo innumberables problemas.

Para empezar, el día de mañana, sábado 5 de noviembre, operarán a mi padre de la próstata, y después vienen otros procesos para otras cosas que se han presentado. La crónica de cómo llegamos a esto la dejaré para después, pero sí escribiré algunas de las lecciones que me han dejado estas 4 semanas.

1. No confíes en los doctores de ciudad pequeña o de pueblo. En el caso de mi padre, ninguno de dos consultados pudo detectar infartos cerebrales y graves problemas de próstata.

2. Especialmente en el caso del padre, no permitas que tus padres decidan cuándo quieren ver al médico. Después de los 60 es imperativo que sean revisados con frecuencia aunque no quieran, así que arréglatelas para que vean al doctor. Mi padre tenía cuatro años sin consultar al urólogo, por ejemplo, y nunca quiso que lo revisara un neurólogo a pesar de las enormes sospechas que siempre tuve de que tuviera problemas neurológicos. Esta es de las ocasiones en que uno odia tener la razón.

3. No rompas tus puentes. Ni con familiares, ni con amigos. Afortunadamente yo no lo hice, y he encontrado invaluable apoyo por todos lados. Mención especial, como lo decía en un principio para Mónica, mi esposa y socia, y para Aurea Carro, mi prima, cuyo apoyo me costaría trabajo resumir en varias hojas. Muchos amigos en el D.F., en Puebla y Perote me sacaron de más de un apuro logístico.

4. No dejes nada para después. Esto es especialmente cierto en una enfermedad grave y sobre todo en el caso de mi padre, que se descuidó demasiado. Pero aún en nosotros puede surgir la tentación de posponer pequeños detalles, que después pueden consumir horas o tener graves consecuencias.

5. Procura que tengan algún tipo de seguro médico. Para esta operación de próstata afortunadamente podemos costearlo, pero para lo que viene después lo mejor será alguna institución como el Seguro Social en México, por el prestigio y la calidad que tiene el Centro Médico en las ciudades más importantes. Mi padre no tiene ningún tipo de seguro y ahora estoy en este proceso de darlo de alta.

6. Getting things done es la ley. Vaya forma de celebrar un año de aplicar este sistema de organización, y qué mejor forma de aprovecharlo que ayudando a mi padre.

Escuché recientemente que las dificultades se presentan cuando se están haciendo cambios profundos. La vida nos pone estas dificultades y la manera como los resolvemos refuerza o debilita este cambio. En mi caso, creo que todo está resultando para bien. Mi padre conserva un excelente ánimo y ahora hasta come mucho mejor que antes. Creo que vamos por buen camino.