Área Estratégica

El podcast Manager Tools se distingue por sus consejos aplicables de inmediato, su increíble sentido común y su enfoque en hechos concretos.

Ahora que estamos a fines de enero, una época en que muchas de las metas y proyectos de inicio de año han sido archivados y olvidados, recordé este episodio de Manager Tools de fines del 2007, Cómo determinar objetivos anuales.

En este episodio, Auzenne y Hortsmann proponen algo mejor que el método SMART, tan común en la determinación de metas y objetivos. Por si no lo conoces, el SMART es un acrónimo de Specific, Medible, Attainable, Realistic, Time-Based

SMART tiene diversas desventajas, entre otras que dispersa el esfuerzo principal de crear una meta concreta y que se cumpla. Por ello se recomienda utilizar sólo la “M” y la “T”. Es decir, los objetivos deben ser, sin más vueltas, Medibles y con un Tiempo o fecha límite determinados. Se retiran las dimensiones Specific, Attainble y Realistic, porque es evidente que son irrelevantes. No tiene sentido crear metas que no sean específicas, alcanzables y realistas. Por lo tanto, sólo conservamos M y T.

Los lineamientos generales de los MT Goals son

1. Lo mas fácil para medir son números. Incremento en 30% en xyz o 300 menos fallas por abc, o bajar 3 kilos de peso.

2. Se pueden usar proxies o aproximaciones para tener las metas. No todo puede ser medido en forma numérica, pero sí podrá aproximarse el resultado deseado en forma intuitiva.

3. Cero es un número. Cero quejas por mal servicio, cero fallas en soporte técnico o cero comida chatarra son metas absolutamente medibles.

4. Evitar utilizar palabras como “reducir” o “mejorar”, que nos nos dejan con objetivos vagos o ambiguos. Ver puntos un 1 a 3.

Así que tómate un tiempo y revisa tus metas anuales. Aún estás a tiempo de ajustar tus objetivos de negocio y personales con esta simple fórmula, Medible y con Tiempo (Fecha) Límite.

Como decía en una nota anterior, donde hago un resumen de GTD, ya llevo 5 años usando el sistema de productividad Getting Things Done.

Como sabes Getting Things Done es el sistema de productividad creado por David Allen y es descrito con profundidad en el libro del mismo nombre.

El proceso inicial de GTD proporciona al practicante una especie de Satori o pequeña iluminación. Algo de ese Satori prevalece y hace que GTD sea difícil de abandonar.

Como he dicho muchas veces, el hacer esta primera recolección, que es el primer paso del sistema GTD, produce que tengas toda tu vida a la vista y bajo control por primera vez, por lo que el proceso se vuelve adictivo.

¿Qué he logrado?

No sé si sea poco o mucho, pero esta es una breve lista.

De entrada logré hacer varios viajes que venía posponiendo con mucha antelación, entre ellos dos a NYC, uno a Chicago, uno más a San Francisco, otro a Georgia y Carolina y dos más a Europa, además de diversos recorridos a lo largo y ancho del inmenso territorio mexicano.

Organicé una conferencia de blogs, la primera en su tipo en México.

Fundé con tres de mis colegas más entrañables Café de Altura

Le dí un giro completo en mi negocio, a partir de una etapa dolorosa cuando uno de uno de mis servidores estuvo un mes fuera de combate en 2007, pero que ahora me permite tener como clientes a varias grandes empresas y trabajar con 6 colaboradores de primera. Esto hace que uno de mis negocios corra prácticamente en piloto automático y que me enfoque en trabajos innovadores y creativos la mayor parte de mi tiempo.

Establecí un plan de ejercicio y buena alimentación y bajé 9 kg (llegué a pesar 82 kg) y aumenté una cantidad que no he medido de masa muscular (no chicas, lo siento: no pienso publicar fotos para ustedes donde muestre mi amplio y reluciente tórax de gladiador).

Lancé mi podcast, Area Podcast y participé en un podcast que tuvo bastante vuelo y relevancia, El Podcast sin Nombre. Las malas lenguas dicen que renacerá muy pronto.

Algunos hábitos que he cambiado.

• Hago ejercicio físico frecuentemente
• Ya no hay desorden en mi escritorio y oficina
• Encuentro rápidamente cualquier documento o papel en mi oficina, o en mi computadora
• Diariamente dejo mi Inbox en 0 correos. A lo largo de un día, rara vez tengo más de 20 correos en mi bandeja de entrada.
• He aprendido a delegar. Nunca pensé que esto fuera tan doloroso, por cierto, pero es un hábito de lo más conveniente.
• Los podcasts y audiolibros son parte casi natural de mi vida. Mi ipod contiene más podcast y audiobooks que música.
• Leo al menos 40 libros al año. Antes sólo leía 20.
• Tengo un mejor manejo de mis finanzas.
• Genero al menos 5 nuevos contactos en persona cada semana con los que me mantengo en contacto en forma permanente.

Tengo muchos cambios pendientes. Veremos si dentro de un año puedo reseñarlos.

Recaídas

Es inevitable una que otra vez tener alguna recaída de GTD y dejar que se acumulen tareas y pendientes. Aquí es donde entra en juego la habilidad que se va adquiriendo para observar tu vida con perspectiva y para determinar prioridades.

No todo ha sido miel sobre hojuelas

Ha habido momentos difíciles, como cuando tuve un pequeño incendio en mi casa, cuando tuve que atender una enfermedad de mi padre que me mantuvo fuera de combate por dos meses o cuando sucumbí al estrés al tener caído un server por casi 20 días.

Pero las dificultades deben ser bienvenidas ya que son síntomas de cambio.

GTD, por cierto, te fuerza a realizar cambios constantes y disfrutables. En mi caso, me emocionan los planes que se vienen y me entusiasma con fuerza el potencial que tienen estos nuevos tiempos digitales que son, en esencia, un regreso a lo básico, facilitado por la tecnología.

Hace poco me di cuenta que ya llevo 5 años utilizando este sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done.. Este es un breve resumen del sistema.

¿Es posible administrar el tiempo?

Hay algo muy equivocado en la frase “administrar el tiempo”. Equivale a decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el aire.

El tiempo no se puede administrar, empezando probablemente porque no existe, si nos ponemos filosóficos. Lo único que puede administrarse son las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.

Cuando empecé a implementar este sistema GTE, sentí por primera vez tener toda mi vida bajo control, y la sensación es realmente adictiva. Por eso nunca lo he dejado, si bien he tenido algunas recaídas.

El proceso de GTD, lo más breve posible

Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información.

En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos.

Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.

De ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en una lista por contexto.

Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.

Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.

Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.

Esto difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una lista de prioridades, puede estar los siguientes “tareas”: Preparar discurso. Llevar el auto al taller.

Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.

En GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.

Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.

La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.

• Recolectar
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente

Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.

Contextos

Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.

La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.

@Casa
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora

Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.

Si alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados, créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.

Referencias
Sitio Web de David Allen:

Compra Getting Things Done en Amazon.com

Traducción al español de Zen to Don de Leo Babauta, una versión simplificada de GTD. Disponible como libro o gratis como descarga

Blogs en Español

Think Wasabi, el blog de Berto Peña quien recientemente publicó el libro Gestiona mejor tu vida. Puedes descargar los mejores artículos de su blog en este PDF.

El Canato, blog de productividad personal de Jeroen Sangers.

La diferencia entre el éxito y el fracaso puede ser tu habilidad para posponer la gratificación. Esa es la leccion de Joaquín de Posada y en su libro Don’t Eat the Marshmallow… Yet! (No te comas el malvavisco… todavía).

De Posada descubrió un estudio en Stanford University donde se estudió a cien niños de 4 años. A los niños se les puso en una habitación con un malvavisco, les dijeron que si esperaban 20 minutos antes de comérselo, obtendrían un segundo malvavisco, y en ese momento podrían comerse los dos. En el salón donde se hizo el estudio, había cámaras que revelaban quiénes se comieron de inmediato el malvavisco, y quiénes esperaron.

14 años después, se regresó con los niños y se demostró que quienes tuvieron la capacidad de esperar los 20 minutos fueron mucho más exitosos en comparación al resto del grupo. Aquí hay un artículo al respecto en The New Yorker. Aquí, el artículo en Wikipedia acerca de deferred gratification.

En el sitio oficial del libro Don’t eat the marshmallow… yet se puede leer la introducción. Me hubiera gustado encontrar al menos un capítulo de muestra, pero creo que vale la pena ese breve fragmento sólo por esta idea:

Sir Francis Bacon dijo alguna vez: “concimiento es poder”. Tenía razón pero olvidó agregar una palabra para hacer su frase a prueba de tontos: “el conocimiento aplicado es poder”. Si tienes el conocimiento, pero no haces nada, es como si no supieras. Es tan simple como eso.

La información que proporciona Rescue Time es de lo más valioso que he encontrado en los últimos años para mejorar mi productividad. Es un programa que se instala en tu computadora y, sin estorbarte, recopila información de las aplicaciones y los sitios que visitas y los va almacenando para que posteriormente puedas evaluar en dónde se consume tu tiempo. Tiene varias funciones adicionales, como tags, objetivos y un score de eficiencia.

Decía Peter Drucker que lo que no se mide no puede ser administrado. Gracias a Rescue Time, esta es la primera vez que mido con precisión las actividades que realizo en mi computadora, así que también será la primera vez que pueda administrar con precisión lo que hago.

Esta es una gráfica que muestra dónde he invertido mi tiempo principalmente:

El email consume la inmensa mayoría de mi tiempo, como puede verse con claridad, así que de aquí puedo tomar diversas decisiones.

Aunque obviamente ya sabía que pasaba mucho tiempo en el email, no tenía idea que fuera tanto tiempo. Mi trabajo no consiste en escribir o responder email, sino en crear contenido y nuevas ideas, lo cual ejecuto normalmente en Pages, DEVONThink y en papel, así que ahí hay un punto claro a mejorar.

La naturaleza se asegura de que seamos diferentes al nacer y no contenta con eso, ha diseñado un sistema complejo de retroalimentación y forja de la personalidad para asegurarse de que lleguemos a ser todavía más diferentes. Su deseo es que persigamos nuestras fortalezas y las fortalezcamos todavía más.

¿Porqué fuimos diseñados así? Por la misma razón por la cual la naturaleza nos dio un sistema inmune adaptivo y pulgares opuestos a los demás dedos: porque de esa manera podemos ser más competitivos. Si descubrimos nuestras ventajas naturales y buscamos luego los nichos desocupados donde poder aprovechar esas ventajas, tendremos mayor oportunidad de prosperar, bien sea como parte de un grupo de cazadores y recolectores o de un equipo de trabajadores. La especialización es la estrategia de la cual se vale la naturaleza para triunfar.

- Marcus Buckingham

Utilizar un lector de feeds RSS como Google Reader, Bloglines, Feed Demon, Netnewswire o Vienna tiene grandes ventajas. Puedes tener tus blogs favoritos y sitios de noticias organizados y puedes hojear rápidamente muchos artículos. Pero, ¿qué haces cuando tienes demasiados feeds y de repente han pasado más de, digamos, 5 días sin que los leas? Lo más seguro es que tengas unos 900 o tal vez muchos más artículos sin leer.

A veces puede producir ansiedad tener tanto por leer. En tu mente tienes la obligación de leer todas las notas. O te dices que sería una pena no leerlas. Y llega más ansiedad. ¡Son 900 notas! Así que termiinas cerrando tu lector y para la próxima vez que lo abras ya serán 1200 notas sin leer.

Estas son algunas de mis recomendaciones para cuando te encuentres con esa inmanejable cantidad de cientos o miles de notas sin leer. Sí, algunas son tal vez radicales, e implican un uso desalmado de la tecla K o shift-a (los defaults en Netnewswire y Google Reader, respectivamente) para marcar como leída una selección de feeds.

1. Sé honesto contigo mismo. Es muy poco probable que realmente te vayas a detener en algún momento a leer 900 notas.

2. Anota cuáles son los que menos lees o los menos útiles y márcalos como leídos.

3. Date cuenta cuáles son los que más te interesan, haz una lista de los temas que te gustaría ver con más detalle y márcalos como leídos también.

Por ejemplo, yo me di cuenta que no podría leer ni hojear 117 artículos en Lifehack en una sentada. Es decir, técnicamente sí podría hojearlos rápidamente, pero los títulos son tan buenos que probablemente me detendría al tercero y me quedaría con 114 sin leer.

Así que lo que hice fue crear una lista de los temas que me gustaría investigar en otro momento. Antes de marcar como leídos esos 117 articulos en lifehack.org, me di cuenta que me caerían bien algunos tips financieros, así que lo anoté en mi lista. Después podré investigar con calma acerca de este tema en blogs y en otros sitios. El blog muy probablemente va a seguir en línea y si cuentas con un lector de feeds como Vienna, los feeds se van a conservar en tu lector de todos modos.

4. Reconoce aquellos blogs que de todos modos te saltas y no lees y utilízalos como reforzador. Por ejemplo, yo estoy suscrito a Boing Boing y cuando tengo tiempo hojeo rápidamente sus notas. Pero cada vez más frecuentemente me doy cuenta que utilizo la tecla K casi siempre que entro ahí. Es un gran reforzador para tener de un golpe 150 articulos leídos. Y sí, en ocasiones me sirve para tener algo divertido o extraño para leer.

5. Revisa cuáles de estos feeds podrías borrar. Algunos de ellos tienen a repetirse, sobre todo si se trata de un nicho en particular.

La enseñanza aqui es que de todos modos puedes seguir viviendo sin los feeds y que de todos modos habrá miles de asuntos de las que no te enteres. Así que disminuye tu stress. El mundo seguirá funcionando aún cuando no te enteres de todo lo que pasa.

La idea de cambiar nos fascina a todos. Queremos dejar de fumar, hacer ejercicio, cambiar de trabajo, mudarnos a una ciudad más tranquila o con más movimiento.

La verdad es que el cambio es muy sencillo y de hecho todos hemos cambiado en una o en varias ocasiones en formas radicales. Y no ha sido tan difícil.

La clave es encontrar qué es exactamente lo que hemos hecho para cambiar y aplicarlo. Es muy simple: debemos repetir lo que nos ha funcionado con anterioridad.

Estos son los elementos en común que he encontrado en cambios más o menos radicales que he realizado en mi vida.

1. Define exactamente qué es lo que quieres cambiar.
Sobra decirlo, pero si quieres cambiar, al menos debes saber lo que quieres. Determina con precisión el hábito que quieres eliminar, la parte de tu trabajo que te desgrada. Sé muy claro en reconocer la relación que te atosiga o el proveedor que te da mal servicio.

2. Define con claridad hacia donde quieres llegar.
Para esto no hay nada mejor que la visualización. La visualización debe ser, de preferncia, en “primera persona”. Es decir, en la visualización no te ves a tí mismo sino que aparece tu entorno como si lo estuvieras viendo con tus propios ojos.

3. Busca una recompensa que sea muy placentera.
Por ejemplo, ahora que estoy haciendo ejercicio diariamente, mi recompensa es el sauna y posteriormente, una buena dosis de cafeína. Será aún mejor si el nuevo hábito en sí es placentero.

4. No intentes hacer lo mismo que has hecho antes y esperes obtener diferentes resultados.
De hecho, cuando intentas lo mismo en muchas ocasiones, lo cual se manifiesta en formas sutiles como el decir “ahora sí trabajaremos más duro”, es una muestra de que la conducta que estás tratando de cambiar está en proceso de extinción. Es decir, que no funciona lo que has hecho y por lo mismo intentas con más vehemencia.

5. Si ves elementos que se repiten continuamente y que te impiden avanzar, el problema no es el exterior, ni el gobierno, ni el clima. El problema no es la gente que está loca. El problema eres tú, así que busca qué es lo que hay detrás de eso.

Recientemente compré The 4-hour workweek, después de notar el gran revuelo que ha causado este libro del joven Tim Ferriss. La premisa puede sonar poco realista, fantasiosa y hasta chocante: trabajar sólo cuatro horas por semana, vivir en cualquier parte y dedicarte a hacer lo que realmente te apasiona.

La verdad que me ha impresionado el texto, y publicaré aquí una reseña en cuanto lo termine, pero hoy quisiera comentar cómo pude concluir 3 proyectos que tenía rezagados aplicando un par de ideas simples que se explican en el libro con una perspectiva un poco diferente a lo usual.

Se trata del principo de Pareto, que es muy conocido y la Ley de Parkinson, que yo había visto sobre todo aplicada a finanzas.

El principio de Pareto, conocido también como la regla 80/20, establece que 80% de los resultados se obtienen de 20% del esfuerzo.

La Ley de Parkinson por su parte establece que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Combinando a Parkinson y a Pareto se concluye algo interesante. Hay que disminuir el tiempo dedicado a algo, ponerle fecha límite corta, forzarnos a cumplirlo en el menor tiempo posible y, al concentrar el esfuerzo en este tiempo corto, nos forzamos a hacer lo esencial, lo imprescindible, lo más importante. Es decir, el 20% que produce el 80% de los resultados.

Así que apliqué lo anterior a estos 3 proyectos que tenía rezagados y, como si nada, los concluí, a pesar de que hubo un imprevisto en mi negocio que me tomó más de una hora resolver, y sin dejar mi rutina de ejercicio.

Los pasos fueron muy sencillos.

1. Definí qué era lo que quería, con la mayor claridad que me fue posible.
2. Le asigné un tiempo muy corto para concluirlo (menos de 24 horas).
3. Me concentré en lo importante. Evité entrar en minucias que sólo me habrían tomado tiempo y que no habrían aportado mucho al detalle.
4. Me enfoqué en la ejecución.
5. Tuve listos los tres proyectos en un total de 1 hora y media.

Sólo me había pasado algo así en situaciones de emergencia grave o cuando estaba a punto de salir de viaje. En ese tipo de situaciones no queda de otra sino concentrarse en lo más importante y ejecutarlo en el menor tiempo posible. El día de hoy es la primera vez que hago algo así sin que sea forzado.

Estaba por escribir un artículo en este blog con algunos lineamientos para implementar rápidamente tus ideas, y me di cuenta que el tema tiene para mucha cuerda, así que lo dividiré en varias notas.

Lo primero que tienes que hacer para implementar ideas y llevar a cabo tus proyectos rápidamente es… escribirlas.

Sí, sé que es obvio. Pero a mí no deja de sorprenderme la cantidad de veces que cuando me reúno con clientes o colegas se producen ideas interesantes y nadie toma notas.

Así que a menos que tengas una memoria prodigiosa, cosa que dudo mucho, anota las ideas justo cuando se te ocurran. Aquí te doy algunos tips, que de tan obvios me desesperan.

• Lleva contigo siempre un cuaderno de bolsillo o unas cuantas tarjetas de 3×5″. Mi predilección es por las resistentes Moleskine desde hace ya varios años, pero siempre traigo un pequeño atado de tarjetas de 3×5. Por cierto que en México se consiguen a muy buen precio las libretas Moleskine en las librerías del Fondo de Cultura Económica.

• Si vas caminando o en tu auto, grábalas en tu teléfono.
• Si estás trabajando en tu computadora, ten siempre a mano un texto con el solo propósito de escribir estas ideas. Yo utilizo en mi Mac DevonThink porque me permite clasificar rápidamente estas ideas en listas o en folders, pero en realidad cualquier editor de texto serviría, incluyendo un ideas.txt en tu Desktop.
• Si utilizas una carpeta de argollas para trabajar, destina una hoja exclusivamente para registrar estas ideas. Si te es posible, haz que esta hoja sea de un papel muy resistente y bonito, para que te inspire un poco el escribir ahí tus ideas.
• Siempre escribe tus ideas con la mayor claridad de redacción posible, de preferencia con un objetivo concreto y tangible.
• Escríbelas con letra legible.