Área Estratégica

Mucho antes de que se pusiera de moda el sistema de productividad GTD (Getting Things Done), cuando ni siquiera había aplicaciones en Mac, Windows o en la nube para gestionar GTD, en aquellos tiempos en los que se vendía un programa en audio llamado Getting Things Done Fast!, alguien de nombre Scott Moehring realizó esta brillante pieza de información que resume el sistema GTD en una sola hoja. Es decir, se trata de un acordeón, cheat sheet, o chuleta de GTD.

Es un resumen comprehensivo y simple que puedes tener impreso frente a tu lugar de trabajo.

Descarga aquí el PDF acordeón chuleta GTD.

No lo niego. Me encanta utilizar Omnifocus para administrar mis proyectos y tareas.

Pero me acabo de dar cuenta que la aplicación ha estado respaldando hasta 3 veces al día su base de datos. En dos años ha almacenado más de 6 GB de datos.

Es decir, si es importante contar con un respaldo. pero ¿1280 archivos? ¿De los ultimos 2 años? ¿Y que la aplicación no te haya dicho que los tenía?

Eso sólo me parece apropiado de aplicaciones que yo llamaría o calificaría como narcisistas. La verdad a mí no me interesa conocer exactamente qué proyectos y acciones tenía en curso hace tres años o hace diecisiete meses.

Deinitivamente creo que este tipo de aplicaciones, más cuando has pagado por ellas, deberían ser más inteligentes. Y más rápidas.

En el sistema Getting Things Done un proyecto se define como cualquier resultado que quieras obtener y que requiera de 2 acciones o más.

Utilizo Omnifocus para administrar mis proyectos y, la verdad, no me había percatado en realidad de cuántos proyectos tenía, hasta que use este script.

130 proyectos activos, nadamás. Ya sabré si acepto algún otro proyecto por amor al arte o no.

¿Es cierto que se puede adquirir un nuevo hábito en 21 días? No estoy seguro si es un hecho científico, pero al parecer la primer persona que afirmó que los hábitos se forman en 21 días fue el doctor Maxwell Maltz, autor de un famoso libro llamado Psycho Cybernetics, publicado en 1960.

Maxwell Maltz inicialemente era cirujano plástico y se dio cuenta que sus pacientes tardaban 21 días para dejar de sentir sensaciones fantasma después de alguna amputación. A partir de ahí inició un estudio en donde determinó que sus pacientes se tradaban 21 días en crearse un nuevo hábito siempre y cuando no se omitiera ni un solo día.

Esta misma teoría la aplicaba en sus pacientes antes de que se realizaran una cirugía para mejora de autoestima y cambio de la percepción de su imagen, teniendo como resultado que muchas cirugías ni siquiera se realizaran.

Los hallazgos de Maltz se aplican no únicamente a la parte física sino también en la parte emocional, como la perdida de un ser querido, o incluso en asuntos tan comunes como el cambio de residencia o de empleo.

La idea central consiste en tomar 15 minutos al día para cualquier nuevo hábito que se desee tener es importante realizarlo a la misma hora en el mismo lugar. Es útil utilizar todos los sentidos a fin de incluir imágenes, sonidos, olores y sabores, además de sentimiento a fin de reforzar la imagen que se llega a asociar el mismo hábito. Si por alguna razón se salta algún día, es importante continuar hasta que se cumplan los 21 días.

Hay una reseña interesante en Google Answers acerca de Maxwell Maltz.

El podcast Manager Tools se distingue por sus consejos aplicables de inmediato, su increíble sentido común y su enfoque en hechos concretos.

Ahora que estamos a fines de enero, una época en que muchas de las metas y proyectos de inicio de año han sido archivados y olvidados, recordé este episodio de Manager Tools de fines del 2007, Cómo determinar objetivos anuales.

En este episodio, Auzenne y Hortsmann proponen algo mejor que el método SMART, tan común en la determinación de metas y objetivos. Por si no lo conoces, el SMART es un acrónimo de Specific, Medible, Attainable, Realistic, Time-Based

SMART tiene diversas desventajas, entre otras que dispersa el esfuerzo principal de crear una meta concreta y que se cumpla. Por ello se recomienda utilizar sólo la “M” y la “T”. Es decir, los objetivos deben ser, sin más vueltas, Medibles y con un Tiempo o fecha límite determinados. Se retiran las dimensiones Specific, Attainble y Realistic, porque es evidente que son irrelevantes. No tiene sentido crear metas que no sean específicas, alcanzables y realistas. Por lo tanto, sólo conservamos M y T.

Los lineamientos generales de los MT Goals son

1. Lo mas fácil para medir son números. Incremento en 30% en xyz o 300 menos fallas por abc, o bajar 3 kilos de peso.

2. Se pueden usar proxies o aproximaciones para tener las metas. No todo puede ser medido en forma numérica, pero sí podrá aproximarse el resultado deseado en forma intuitiva.

3. Cero es un número. Cero quejas por mal servicio, cero fallas en soporte técnico o cero comida chatarra son metas absolutamente medibles.

4. Evitar utilizar palabras como “reducir” o “mejorar”, que nos nos dejan con objetivos vagos o ambiguos. Ver puntos un 1 a 3.

Así que tómate un tiempo y revisa tus metas anuales. Aún estás a tiempo de ajustar tus objetivos de negocio y personales con esta simple fórmula, Medible y con Tiempo (Fecha) Límite.

Como decía en una nota anterior, donde hago un resumen de GTD, ya llevo 5 años usando el sistema de productividad Getting Things Done.

Como sabes Getting Things Done es el sistema de productividad creado por David Allen y es descrito con profundidad en el libro del mismo nombre.

El proceso inicial de GTD proporciona al practicante una especie de Satori o pequeña iluminación. Algo de ese Satori prevalece y hace que GTD sea difícil de abandonar.

Como he dicho muchas veces, el hacer esta primera recolección, que es el primer paso del sistema GTD, produce que tengas toda tu vida a la vista y bajo control por primera vez, por lo que el proceso se vuelve adictivo.

¿Qué he logrado?

No sé si sea poco o mucho, pero esta es una breve lista.

De entrada logré hacer varios viajes que venía posponiendo con mucha antelación, entre ellos dos a NYC, uno a Chicago, uno más a San Francisco, otro a Georgia y Carolina y dos más a Europa, además de diversos recorridos a lo largo y ancho del inmenso territorio mexicano.

Organicé una conferencia de blogs, la primera en su tipo en México.

Fundé con tres de mis colegas más entrañables Café de Altura

Le dí un giro completo en mi negocio, a partir de una etapa dolorosa cuando uno de uno de mis servidores estuvo un mes fuera de combate en 2007, pero que ahora me permite tener como clientes a varias grandes empresas y trabajar con 6 colaboradores de primera. Esto hace que uno de mis negocios corra prácticamente en piloto automático y que me enfoque en trabajos innovadores y creativos la mayor parte de mi tiempo.

Establecí un plan de ejercicio y buena alimentación y bajé 9 kg (llegué a pesar 82 kg) y aumenté una cantidad que no he medido de masa muscular (no chicas, lo siento: no pienso publicar fotos para ustedes donde muestre mi amplio y reluciente tórax de gladiador).

Lancé mi podcast, Area Podcast y participé en un podcast que tuvo bastante vuelo y relevancia, El Podcast sin Nombre. Las malas lenguas dicen que renacerá muy pronto.

Algunos hábitos que he cambiado.

• Hago ejercicio físico frecuentemente
• Ya no hay desorden en mi escritorio y oficina
• Encuentro rápidamente cualquier documento o papel en mi oficina, o en mi computadora
• Diariamente dejo mi Inbox en 0 correos. A lo largo de un día, rara vez tengo más de 20 correos en mi bandeja de entrada.
• He aprendido a delegar. Nunca pensé que esto fuera tan doloroso, por cierto, pero es un hábito de lo más conveniente.
• Los podcasts y audiolibros son parte casi natural de mi vida. Mi ipod contiene más podcast y audiobooks que música.
• Leo al menos 40 libros al año. Antes sólo leía 20.
• Tengo un mejor manejo de mis finanzas.
• Genero al menos 5 nuevos contactos en persona cada semana con los que me mantengo en contacto en forma permanente.

Tengo muchos cambios pendientes. Veremos si dentro de un año puedo reseñarlos.

Recaídas

Es inevitable una que otra vez tener alguna recaída de GTD y dejar que se acumulen tareas y pendientes. Aquí es donde entra en juego la habilidad que se va adquiriendo para observar tu vida con perspectiva y para determinar prioridades.

No todo ha sido miel sobre hojuelas

Ha habido momentos difíciles, como cuando tuve un pequeño incendio en mi casa, cuando tuve que atender una enfermedad de mi padre que me mantuvo fuera de combate por dos meses o cuando sucumbí al estrés al tener caído un server por casi 20 días.

Pero las dificultades deben ser bienvenidas ya que son síntomas de cambio.

GTD, por cierto, te fuerza a realizar cambios constantes y disfrutables. En mi caso, me emocionan los planes que se vienen y me entusiasma con fuerza el potencial que tienen estos nuevos tiempos digitales que son, en esencia, un regreso a lo básico, facilitado por la tecnología.

Hace poco me di cuenta que ya llevo 5 años utilizando este sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done.. Este es un breve resumen del sistema.

¿Es posible administrar el tiempo?

Hay algo muy equivocado en la frase “administrar el tiempo”. Equivale a decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el aire.

El tiempo no se puede administrar, empezando probablemente porque no existe, si nos ponemos filosóficos. Lo único que puede administrarse son las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.

Cuando empecé a implementar este sistema GTE, sentí por primera vez tener toda mi vida bajo control, y la sensación es realmente adictiva. Por eso nunca lo he dejado, si bien he tenido algunas recaídas.

El proceso de GTD, lo más breve posible

Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información.

En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos.

Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.

De ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en una lista por contexto.

Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.

Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.

Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.

Esto difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una lista de prioridades, puede estar los siguientes “tareas”: Preparar discurso. Llevar el auto al taller.

Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.

En GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.

Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.

La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.

• Recolectar
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente

Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.

Contextos

Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.

La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.

@Casa
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora

Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.

Si alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados, créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.

Referencias
Sitio Web de David Allen:

Compra Getting Things Done en Amazon.com

Traducción al español de Zen to Don de Leo Babauta, una versión simplificada de GTD. Disponible como libro o gratis como descarga

Blogs en Español

Think Wasabi, el blog de Berto Peña quien recientemente publicó el libro Gestiona mejor tu vida. Puedes descargar los mejores artículos de su blog en este PDF.

El Canato, blog de productividad personal de Jeroen Sangers.

La diferencia entre el éxito y el fracaso puede ser tu habilidad para posponer la gratificación. Esa es la leccion de Joaquín de Posada y en su libro Don’t Eat the Marshmallow… Yet! (No te comas el malvavisco… todavía).

De Posada descubrió un estudio en Stanford University donde se estudió a cien niños de 4 años. A los niños se les puso en una habitación con un malvavisco, les dijeron que si esperaban 20 minutos antes de comérselo, obtendrían un segundo malvavisco, y en ese momento podrían comerse los dos. En el salón donde se hizo el estudio, había cámaras que revelaban quiénes se comieron de inmediato el malvavisco, y quiénes esperaron.

14 años después, se regresó con los niños y se demostró que quienes tuvieron la capacidad de esperar los 20 minutos fueron mucho más exitosos en comparación al resto del grupo. Aquí hay un artículo al respecto en The New Yorker. Aquí, el artículo en Wikipedia acerca de deferred gratification.

En el sitio oficial del libro Don’t eat the marshmallow… yet se puede leer la introducción. Me hubiera gustado encontrar al menos un capítulo de muestra, pero creo que vale la pena ese breve fragmento sólo por esta idea:

Sir Francis Bacon dijo alguna vez: “concimiento es poder”. Tenía razón pero olvidó agregar una palabra para hacer su frase a prueba de tontos: “el conocimiento aplicado es poder”. Si tienes el conocimiento, pero no haces nada, es como si no supieras. Es tan simple como eso.

La información que proporciona Rescue Time es de lo más valioso que he encontrado en los últimos años para mejorar mi productividad. Es un programa que se instala en tu computadora y, sin estorbarte, recopila información de las aplicaciones y los sitios que visitas y los va almacenando para que posteriormente puedas evaluar en dónde se consume tu tiempo. Tiene varias funciones adicionales, como tags, objetivos y un score de eficiencia.

Decía Peter Drucker que lo que no se mide no puede ser administrado. Gracias a Rescue Time, esta es la primera vez que mido con precisión las actividades que realizo en mi computadora, así que también será la primera vez que pueda administrar con precisión lo que hago.

Esta es una gráfica que muestra dónde he invertido mi tiempo principalmente:

El email consume la inmensa mayoría de mi tiempo, como puede verse con claridad, así que de aquí puedo tomar diversas decisiones.

Aunque obviamente ya sabía que pasaba mucho tiempo en el email, no tenía idea que fuera tanto tiempo. Mi trabajo no consiste en escribir o responder email, sino en crear contenido y nuevas ideas, lo cual ejecuto normalmente en Pages, DEVONThink y en papel, así que ahí hay un punto claro a mejorar.

La naturaleza se asegura de que seamos diferentes al nacer y no contenta con eso, ha diseñado un sistema complejo de retroalimentación y forja de la personalidad para asegurarse de que lleguemos a ser todavía más diferentes. Su deseo es que persigamos nuestras fortalezas y las fortalezcamos todavía más.

¿Porqué fuimos diseñados así? Por la misma razón por la cual la naturaleza nos dio un sistema inmune adaptivo y pulgares opuestos a los demás dedos: porque de esa manera podemos ser más competitivos. Si descubrimos nuestras ventajas naturales y buscamos luego los nichos desocupados donde poder aprovechar esas ventajas, tendremos mayor oportunidad de prosperar, bien sea como parte de un grupo de cazadores y recolectores o de un equipo de trabajadores. La especialización es la estrategia de la cual se vale la naturaleza para triunfar.

- Marcus Buckingham