Área Estratégica

La diferencia entre el éxito y el fracaso puede ser tu habilidad para posponer la gratificación. Esa es la leccion de Joaquín de Posada y en su libro Don’t Eat the Marshmallow… Yet! (No te comas el malvavisco… todavía).

De Posada descubrió un estudio en Stanford University donde se estudió a cien niños de 4 años. A los niños se les puso en una habitación con un malvavisco, les dijeron que si esperaban 20 minutos antes de comérselo, obtendrían un segundo malvavisco, y en ese momento podrían comerse los dos. En el salón donde se hizo el estudio, había cámaras que revelaban quiénes se comieron de inmediato el malvavisco, y quiénes esperaron.

14 años después, se regresó con los niños y se demostró que quienes tuvieron la capacidad de esperar los 20 minutos fueron mucho más exitosos en comparación al resto del grupo. Aquí hay un artículo al respecto en The New Yorker. Aquí, el artículo en Wikipedia acerca de deferred gratification.

En el sitio oficial del libro Don’t eat the marshmallow… yet se puede leer la introducción. Me hubiera gustado encontrar al menos un capítulo de muestra, pero creo que vale la pena ese breve fragmento sólo por esta idea:

Sir Francis Bacon dijo alguna vez: “concimiento es poder”. Tenía razón pero olvidó agregar una palabra para hacer su frase a prueba de tontos: “el conocimiento aplicado es poder”. Si tienes el conocimiento, pero no haces nada, es como si no supieras. Es tan simple como eso.

La información que proporciona Rescue Time es de lo más valioso que he encontrado en los últimos años para mejorar mi productividad. Es un programa que se instala en tu computadora y, sin estorbarte, recopila información de las aplicaciones y los sitios que visitas y los va almacenando para que posteriormente puedas evaluar en dónde se consume tu tiempo. Tiene varias funciones adicionales, como tags, objetivos y un score de eficiencia.

Decía Peter Drucker que lo que no se mide no puede ser administrado. Gracias a Rescue Time, esta es la primera vez que mido con precisión las actividades que realizo en mi computadora, así que también será la primera vez que pueda administrar con precisión lo que hago.

Esta es una gráfica que muestra dónde he invertido mi tiempo principalmente:

El email consume la inmensa mayoría de mi tiempo, como puede verse con claridad, así que de aquí puedo tomar diversas decisiones.

Aunque obviamente ya sabía que pasaba mucho tiempo en el email, no tenía idea que fuera tanto tiempo. Mi trabajo no consiste en escribir o responder email, sino en crear contenido y nuevas ideas, lo cual ejecuto normalmente en Pages, DEVONThink y en papel, así que ahí hay un punto claro a mejorar.

La naturaleza se asegura de que seamos diferentes al nacer y no contenta con eso, ha diseñado un sistema complejo de retroalimentación y forja de la personalidad para asegurarse de que lleguemos a ser todavía más diferentes. Su deseo es que persigamos nuestras fortalezas y las fortalezcamos todavía más.

¿Porqué fuimos diseñados así? Por la misma razón por la cual la naturaleza nos dio un sistema inmune adaptivo y pulgares opuestos a los demás dedos: porque de esa manera podemos ser más competitivos. Si descubrimos nuestras ventajas naturales y buscamos luego los nichos desocupados donde poder aprovechar esas ventajas, tendremos mayor oportunidad de prosperar, bien sea como parte de un grupo de cazadores y recolectores o de un equipo de trabajadores. La especialización es la estrategia de la cual se vale la naturaleza para triunfar.

- Marcus Buckingham

Utilizar un lector de feeds RSS como Google Reader, Bloglines, Feed Demon, Netnewswire o Vienna tiene grandes ventajas. Puedes tener tus blogs favoritos y sitios de noticias organizados y puedes hojear rápidamente muchos artículos. Pero, ¿qué haces cuando tienes demasiados feeds y de repente han pasado más de, digamos, 5 días sin que los leas? Lo más seguro es que tengas unos 900 o tal vez muchos más artículos sin leer.

A veces puede producir ansiedad tener tanto por leer. En tu mente tienes la obligación de leer todas las notas. O te dices que sería una pena no leerlas. Y llega más ansiedad. ¡Son 900 notas! Así que termiinas cerrando tu lector y para la próxima vez que lo abras ya serán 1200 notas sin leer.

Estas son algunas de mis recomendaciones para cuando te encuentres con esa inmanejable cantidad de cientos o miles de notas sin leer. Sí, algunas son tal vez radicales, e implican un uso desalmado de la tecla K o shift-a (los defaults en Netnewswire y Google Reader, respectivamente) para marcar como leída una selección de feeds.

1. Sé honesto contigo mismo. Es muy poco probable que realmente te vayas a detener en algún momento a leer 900 notas.

2. Anota cuáles son los que menos lees o los menos útiles y márcalos como leídos.

3. Date cuenta cuáles son los que más te interesan, haz una lista de los temas que te gustaría ver con más detalle y márcalos como leídos también.

Por ejemplo, yo me di cuenta que no podría leer ni hojear 117 artículos en Lifehack en una sentada. Es decir, técnicamente sí podría hojearlos rápidamente, pero los títulos son tan buenos que probablemente me detendría al tercero y me quedaría con 114 sin leer.

Así que lo que hice fue crear una lista de los temas que me gustaría investigar en otro momento. Antes de marcar como leídos esos 117 articulos en lifehack.org, me di cuenta que me caerían bien algunos tips financieros, así que lo anoté en mi lista. Después podré investigar con calma acerca de este tema en blogs y en otros sitios. El blog muy probablemente va a seguir en línea y si cuentas con un lector de feeds como Vienna, los feeds se van a conservar en tu lector de todos modos.

4. Reconoce aquellos blogs que de todos modos te saltas y no lees y utilízalos como reforzador. Por ejemplo, yo estoy suscrito a Boing Boing y cuando tengo tiempo hojeo rápidamente sus notas. Pero cada vez más frecuentemente me doy cuenta que utilizo la tecla K casi siempre que entro ahí. Es un gran reforzador para tener de un golpe 150 articulos leídos. Y sí, en ocasiones me sirve para tener algo divertido o extraño para leer.

5. Revisa cuáles de estos feeds podrías borrar. Algunos de ellos tienen a repetirse, sobre todo si se trata de un nicho en particular.

La enseñanza aqui es que de todos modos puedes seguir viviendo sin los feeds y que de todos modos habrá miles de asuntos de las que no te enteres. Así que disminuye tu stress. El mundo seguirá funcionando aún cuando no te enteres de todo lo que pasa.

La idea de cambiar nos fascina a todos. Queremos dejar de fumar, hacer ejercicio, cambiar de trabajo, mudarnos a una ciudad más tranquila o con más movimiento.

La verdad es que el cambio es muy sencillo y de hecho todos hemos cambiado en una o en varias ocasiones en formas radicales. Y no ha sido tan difícil.

La clave es encontrar qué es exactamente lo que hemos hecho para cambiar y aplicarlo. Es muy simple: debemos repetir lo que nos ha funcionado con anterioridad.

Estos son los elementos en común que he encontrado en cambios más o menos radicales que he realizado en mi vida.

1. Define exactamente qué es lo que quieres cambiar.
Sobra decirlo, pero si quieres cambiar, al menos debes saber lo que quieres. Determina con precisión el hábito que quieres eliminar, la parte de tu trabajo que te desgrada. Sé muy claro en reconocer la relación que te atosiga o el proveedor que te da mal servicio.

2. Define con claridad hacia donde quieres llegar.
Para esto no hay nada mejor que la visualización. La visualización debe ser, de preferncia, en “primera persona”. Es decir, en la visualización no te ves a tí mismo sino que aparece tu entorno como si lo estuvieras viendo con tus propios ojos.

3. Busca una recompensa que sea muy placentera.
Por ejemplo, ahora que estoy haciendo ejercicio diariamente, mi recompensa es el sauna y posteriormente, una buena dosis de cafeína. Será aún mejor si el nuevo hábito en sí es placentero.

4. No intentes hacer lo mismo que has hecho antes y esperes obtener diferentes resultados.
De hecho, cuando intentas lo mismo en muchas ocasiones, lo cual se manifiesta en formas sutiles como el decir “ahora sí trabajaremos más duro”, es una muestra de que la conducta que estás tratando de cambiar está en proceso de extinción. Es decir, que no funciona lo que has hecho y por lo mismo intentas con más vehemencia.

5. Si ves elementos que se repiten continuamente y que te impiden avanzar, el problema no es el exterior, ni el gobierno, ni el clima. El problema no es la gente que está loca. El problema eres tú, así que busca qué es lo que hay detrás de eso.

Recientemente compré The 4-hour workweek, después de notar el gran revuelo que ha causado este libro del joven Tim Ferriss. La premisa puede sonar poco realista, fantasiosa y hasta chocante: trabajar sólo cuatro horas por semana, vivir en cualquier parte y dedicarte a hacer lo que realmente te apasiona.

La verdad que me ha impresionado el texto, y publicaré aquí una reseña en cuanto lo termine, pero hoy quisiera comentar cómo pude concluir 3 proyectos que tenía rezagados aplicando un par de ideas simples que se explican en el libro con una perspectiva un poco diferente a lo usual.

Se trata del principo de Pareto, que es muy conocido y la Ley de Parkinson, que yo había visto sobre todo aplicada a finanzas.

El principio de Pareto, conocido también como la regla 80/20, establece que 80% de los resultados se obtienen de 20% del esfuerzo.

La Ley de Parkinson por su parte establece que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”.

Combinando a Parkinson y a Pareto se concluye algo interesante. Hay que disminuir el tiempo dedicado a algo, ponerle fecha límite corta, forzarnos a cumplirlo en el menor tiempo posible y, al concentrar el esfuerzo en este tiempo corto, nos forzamos a hacer lo esencial, lo imprescindible, lo más importante. Es decir, el 20% que produce el 80% de los resultados.

Así que apliqué lo anterior a estos 3 proyectos que tenía rezagados y, como si nada, los concluí, a pesar de que hubo un imprevisto en mi negocio que me tomó más de una hora resolver, y sin dejar mi rutina de ejercicio.

Los pasos fueron muy sencillos.

1. Definí qué era lo que quería, con la mayor claridad que me fue posible.
2. Le asigné un tiempo muy corto para concluirlo (menos de 24 horas).
3. Me concentré en lo importante. Evité entrar en minucias que sólo me habrían tomado tiempo y que no habrían aportado mucho al detalle.
4. Me enfoqué en la ejecución.
5. Tuve listos los tres proyectos en un total de 1 hora y media.

Sólo me había pasado algo así en situaciones de emergencia grave o cuando estaba a punto de salir de viaje. En ese tipo de situaciones no queda de otra sino concentrarse en lo más importante y ejecutarlo en el menor tiempo posible. El día de hoy es la primera vez que hago algo así sin que sea forzado.

Estaba por escribir un artículo en este blog con algunos lineamientos para implementar rápidamente tus ideas, y me di cuenta que el tema tiene para mucha cuerda, así que lo dividiré en varias notas.

Lo primero que tienes que hacer para implementar ideas y llevar a cabo tus proyectos rápidamente es… escribirlas.

Sí, sé que es obvio. Pero a mí no deja de sorprenderme la cantidad de veces que cuando me reúno con clientes o colegas se producen ideas interesantes y nadie toma notas.

Así que a menos que tengas una memoria prodigiosa, cosa que dudo mucho, anota las ideas justo cuando se te ocurran. Aquí te doy algunos tips, que de tan obvios me desesperan.

• Lleva contigo siempre un cuaderno de bolsillo o unas cuantas tarjetas de 3×5″. Mi predilección es por las resistentes Moleskine desde hace ya varios años, pero siempre traigo un pequeño atado de tarjetas de 3×5. Por cierto que en México se consiguen a muy buen precio las libretas Moleskine en las librerías del Fondo de Cultura Económica.

• Si vas caminando o en tu auto, grábalas en tu teléfono.
• Si estás trabajando en tu computadora, ten siempre a mano un texto con el solo propósito de escribir estas ideas. Yo utilizo en mi Mac DevonThink porque me permite clasificar rápidamente estas ideas en listas o en folders, pero en realidad cualquier editor de texto serviría, incluyendo un ideas.txt en tu Desktop.
• Si utilizas una carpeta de argollas para trabajar, destina una hoja exclusivamente para registrar estas ideas. Si te es posible, haz que esta hoja sea de un papel muy resistente y bonito, para que te inspire un poco el escribir ahí tus ideas.
• Siempre escribe tus ideas con la mayor claridad de redacción posible, de preferencia con un objetivo concreto y tangible.
• Escríbelas con letra legible.

Con cierta frecuencia me preguntan a qué se debe mi afición a este sistema de productividad creado por David Allen. La principal razón es que, esencialmente, tiendo a ser desorganizado y me gusta hacer mis tareas con el menor esfuerzo posible.

Aunque no sigo el sistema ni al pie de la letra ni todo el tiempo (he tenido varias recaídas hacia los médanos de la desorganización), creo que la razón por la que siempre trato de seguir este sistema es porque GTD es adictivo. Y es adictivo porque está diseñado para dar reforzadores positivos en forma continua a quien lo practica.

Como recordarás de tus clases de psicología en preparatoria (a las que tanta atención les ponías, já) un reforzador positivo hace que una conducta se repita y es una consecuencia inmediata a una acción.

Por ejemplo, es un reforzador positivo que se prenda la luz después de que oprimes el interruptor, o que el carro se mueva cuando aceleras, o que tu mamá se ría de tus chistes. Si no ocurre la consecuencia que esperas, el evento entonces puede ser un reforzador negativo.

El sistema de GTD proporciona múltiples reforzadores positivos

Estos son algunos ejemplos de los múltiples reforzadores positivos que encuentro en GTD.

• El sistema utilizado en GTD para archivar documentos es limpio y elegante, y está diseñado para que el proceso de archivar sea inmediato.

• Te puedes deshacer de cosas que no necesitas, como papeles, notas, y mucha basura que suele acumularse en tu vida. Pocos placeres como ése.
• Puedes ver claramente el avance en diversos proyectos.
• Puedes saber exactamente cuáles proyectos no realizarás. Eso sí que es reconfortante.
• Tu escritorio permanece limpio. No más papeles que no sabes dónde poner. No más búsquedas innecesarias entre esas hojitas y papelitos que antes se apilaban en tu escritorio.
• Sabes que en tu bandeja de entrada está lo que tienes que hacer y tienes con detalle listas con todas las acciones necesarias para avanzar en algún proyecto en particular.
• El inbox de tu correo está vacío.
• Puedes tener un panorama completo de tu vida en un solo vistazo.

En serio, implementa Getting Things Done.

Vaya, 77 maneras de aprender más rápido, más a fondo, y mejor!.

Aqui hay 77 consejos relacionados con el conocimiento y el aprendizaje, para ayudarte en tu búsqueda. Algunos son específicamente para estudiantes en instituciones de enseñanza tradicional; el resto para principiantes, o aquellos que están aprendiendo por su cuenta.

Vía

Cibermús me ha pasado un meme acerca de lo que uso para trabajar, así que a responderlo.

Hardware:

Mac Powerbook G4, 1.5GHz
Nokia E62 (dentro de unos cuantos días)
Teléfono inalámbrico de 5.4GHz y dos líneas Uniden TRU8885. No necesito conmutador gracias a este práctico teléfono.
Impresora de etiquetas Brother para etiquetar mis folders de manila de acuerdo con el sistema GTD

Software

BBEdit 8.4 para los cada vez más infrecuentes momentos de escribir código
DevonThink como base de datos freeform para escribir documentación, artículos, notas y para almacenar todo tipo de información (textos, imágenes, PDFs, documentos en Word y Excel, etc.)
Filemaker como base de datos estructurada para nuestro propio sistema de CRM.

Off-Line

Muchas plumas y papel, aunque no uso demasiado papel, pero todo lo tengo organizado en una sola carpeta de argollas, con hojas blancas y divisores por proyecto. Archivo las hojas si es necesario y me basta con un solo archivero de un solo cajón.
Suficiente espacio para carpetas y libros de referencia o estudio.