Área Estratégica

Como decía en una nota anterior, donde hago un resumen de GTD, ya llevo 5 años usando el sistema de productividad Getting Things Done.

Como sabes Getting Things Done es el sistema de productividad creado por David Allen y es descrito con profundidad en el libro del mismo nombre.

El proceso inicial de GTD proporciona al practicante una especie de Satori o pequeña iluminación. Algo de ese Satori prevalece y hace que GTD sea difícil de abandonar.

Como he dicho muchas veces, el hacer esta primera recolección, que es el primer paso del sistema GTD, produce que tengas toda tu vida a la vista y bajo control por primera vez, por lo que el proceso se vuelve adictivo.

¿Qué he logrado?

No sé si sea poco o mucho, pero esta es una breve lista.

De entrada logré hacer varios viajes que venía posponiendo con mucha antelación, entre ellos dos a NYC, uno a Chicago, uno más a San Francisco, otro a Georgia y Carolina y dos más a Europa, además de diversos recorridos a lo largo y ancho del inmenso territorio mexicano.

Organicé una conferencia de blogs, la primera en su tipo en México.

Fundé con tres de mis colegas más entrañables Café de Altura

Le dí un giro completo en mi negocio, a partir de una etapa dolorosa cuando uno de uno de mis servidores estuvo un mes fuera de combate en 2007, pero que ahora me permite tener como clientes a varias grandes empresas y trabajar con 6 colaboradores de primera. Esto hace que uno de mis negocios corra prácticamente en piloto automático y que me enfoque en trabajos innovadores y creativos la mayor parte de mi tiempo.

Establecí un plan de ejercicio y buena alimentación y bajé 9 kg (llegué a pesar 82 kg) y aumenté una cantidad que no he medido de masa muscular (no chicas, lo siento: no pienso publicar fotos para ustedes donde muestre mi amplio y reluciente tórax de gladiador).

Lancé mi podcast, Area Podcast y participé en un podcast que tuvo bastante vuelo y relevancia, El Podcast sin Nombre. Las malas lenguas dicen que renacerá muy pronto.

Algunos hábitos que he cambiado.

• Hago ejercicio físico frecuentemente
• Ya no hay desorden en mi escritorio y oficina
• Encuentro rápidamente cualquier documento o papel en mi oficina, o en mi computadora
• Diariamente dejo mi Inbox en 0 correos. A lo largo de un día, rara vez tengo más de 20 correos en mi bandeja de entrada.
• He aprendido a delegar. Nunca pensé que esto fuera tan doloroso, por cierto, pero es un hábito de lo más conveniente.
• Los podcasts y audiolibros son parte casi natural de mi vida. Mi ipod contiene más podcast y audiobooks que música.
• Leo al menos 40 libros al año. Antes sólo leía 20.
• Tengo un mejor manejo de mis finanzas.
• Genero al menos 5 nuevos contactos en persona cada semana con los que me mantengo en contacto en forma permanente.

Tengo muchos cambios pendientes. Veremos si dentro de un año puedo reseñarlos.

Recaídas

Es inevitable una que otra vez tener alguna recaída de GTD y dejar que se acumulen tareas y pendientes. Aquí es donde entra en juego la habilidad que se va adquiriendo para observar tu vida con perspectiva y para determinar prioridades.

No todo ha sido miel sobre hojuelas

Ha habido momentos difíciles, como cuando tuve un pequeño incendio en mi casa, cuando tuve que atender una enfermedad de mi padre que me mantuvo fuera de combate por dos meses o cuando sucumbí al estrés al tener caído un server por casi 20 días.

Pero las dificultades deben ser bienvenidas ya que son síntomas de cambio.

GTD, por cierto, te fuerza a realizar cambios constantes y disfrutables. En mi caso, me emocionan los planes que se vienen y me entusiasma con fuerza el potencial que tienen estos nuevos tiempos digitales que son, en esencia, un regreso a lo básico, facilitado por la tecnología.

Hace poco me di cuenta que ya llevo 5 años utilizando este sistema de Productividad Personal ideado por David Allen, Getting Things Done.. Este es un breve resumen del sistema.

¿Es posible administrar el tiempo?

Hay algo muy equivocado en la frase “administrar el tiempo”. Equivale a decir que quiero administrar el aire, o administrar las nubes y los océanos. O administrar la gravedad o la carga eléctrica que existe en el aire.

El tiempo no se puede administrar, empezando probablemente porque no existe, si nos ponemos filosóficos. Lo único que puede administrarse son las acciones que realizamos en el transurso del tiempo.

Cuando empecé a implementar este sistema GTE, sentí por primera vez tener toda mi vida bajo control, y la sensación es realmente adictiva. Por eso nunca lo he dejado, si bien he tenido algunas recaídas.

El proceso de GTD, lo más breve posible

Primero, hay que recopilar todo lo que se nos va apareciendo en nuestra vida. Lo normal es una pequeña bandeja en nuestra mesa de trabajo. En la computadora, se usa desde luego la bandeja de entrada del correo y para archivos o ficheros diversos, una carpeta. La clave es utilizar un solo lugar para recopilar esta información.

En segundo lugar hay que procesar esta información y objetos que van entrando a nuestra vida. El procesar estos objetos va de la mano con Organizarlos.

Se procesan y organizan, uno por uno. Primero hay que preguntarnos si es accionable.

De ser así, y podemos concluirlo en menos de 2 minutos, lo hacemos. Si toma más de dos minutos, lo posponemos y anotamos la acción siguiente en una lista por contexto.

Si no es accionable, podemos archivarlo, delegarlo o tirarlo a la basura.

Tómese en cuenta que esto mismo se aplica para cualquier cosa que caiga en nuestra vida, sea digital o papel, o cualquier otro objeto.

Finalmente, se revisa periódicamente este sistema, para tener una lista completa de Acciones.

Esto difiere de una típica lista de prioridades, como se puede ver. En una lista de prioridades, puede estar los siguientes “tareas”: Preparar discurso. Llevar el auto al taller.

Pero eso no es una acción. Esto, de acuerdo con el sistema GTD, es un proyecto.

En GTD se define un proyecto cuando queremos obtener un resultado pero requiere más de una acción. Para llevar el carro al taller, primero necesitamos hacer la cita. para hacer la cita necesitamos el teléfono, y tal vez el teléfono lo tenga nuestro compadre. Entonces, ¿cuál es la siguiente acción en este proyecto? La acción será entonces llamar a nuestro compadre para pedirle el teléfono del taller.

Proyectos, ¿cuántos proyectos se tienen? De esta forma nos podemos dar cuenta que tenemos decenas de proyectos.

La definición de David Allen de un proyecto es cualquier cosa que requiera dos o mas acciones.

• Recolectar
• Procesar
• Organizar >
• Hacer
• Revisar periódicamente

Crear una simple lista de sus proyectos, sin que esté separada del resto de sus actividades personales.

Contextos

Escribir Acciones Siguientes en una lista, organizada por contexto.

La lista sólo tendrá acciones específicas, lo más granulares posibles.

@Casa
@Oficina
@De compras
@Llamadas
@Computadora

Las actividades se realizan tomando en cuenta el Tiempo disponible, Energía, y prioridad.

Si alguna vez has dudado que haya un sistema para estar organizados, créeme que este existe y se trata de este sistema, GTD. Está diseñado para la forma en que trabajamos los seres humanos. Te garantizo que tendrás tu vida bajo control, de una forma accesible, simple, manejable.

Referencias
Sitio Web de David Allen:

Compra Getting Things Done en Amazon.com

Traducción al español de Zen to Don de Leo Babauta, una versión simplificada de GTD. Disponible como libro o gratis como descarga

Blogs en Español

Think Wasabi, el blog de Berto Peña quien recientemente publicó el libro Gestiona mejor tu vida. Puedes descargar los mejores artículos de su blog en este PDF.

El Canato, blog de productividad personal de Jeroen Sangers.

Hace unas semanas Merlin Mann de 43 folders publicó una serie especial en su blog titulada Inbox Zero, con diversos tips para optimizar la administración del email.

Aunque soy fan de su sitio y de sus excelentes recomendaciones, puedo decir con agrado que prácticamente no le puse atención a esta serie porque tengo la dicha de tener el Inbox de mi programa de correo prácticamente vacío la mayor parte del tiempo. He encontrado una manera óptima para procesarlo a pesar de que diariamente recibo decenas de mensajes de mi negocio que reguieren algún tipo de acción inmediata. Es raro que se me lleguen a acumular más de 5 mensajes sin responder.

De hecho siento una especie de ansiedad cuando veo a alguien que tiene más de 100 correos en su Inbox sólo de pensar qué fácil sería para esta persona tener una bandeja de entrada vacía y óptima. No siempre me animo a darle consejos o tips al respecto para no parecer entrometido, pero hoy no pude resistir el impulso de escribir estos tips, que espero te sean útiles.

La clave para administrar el correo está en el sistema de Getting Things Done (GTD), aunque no es necesario seguir al pie de la letra el sistema de GTD para administrar el correo en forma óptima.

Esencialmente, hay que procesar los correos (tomar la acción correspondiente) y borrarlos o archivarlos. Hay que tomar en cuenta que la inmensa mayoría de los correos caen en alguna de las siguientes categorías:

1. Correos que requieren alguna acción que puede tomar menos de dos minutos. Algunos ejemplos pueden ser aquellos correos que requieren ser re-enviados a la persona adecuada, que pueden ser respondidos en una sola línea, o que requieren el simple envío de un archivo adjunto como respuesta.
2. Correos que requieren alguna acción que puede tomar más de 2 minutos.
3. Correos que no requieren alguna acción pero que pueden ser necesarios en el futuro como referencia.
4. Correos que no requieren ninguna acción y que pueden ser borrados.

¿Qué folders son necesarios?

Hay que crear un sistema de folders en tu programa de email donde almacenar estos mensajes. Te sugiero que no crees demasiadas categorías a menos que lo ameriten. Tu sistema de folders para tus correos debe ser obvio e intuitivo para que sea fácil archivar o buscar algún mensaje. Por ejemplo yo tengo mis folders archivados en las siguientes categorías principales:

@ Acción
@ Espera
@ Tal vez
Clientes
Prospectos
Proveedores
Cybercuates
Internos
Proveedores

Utilizo también varios folders que son necesarios en mi caso. Por ejemplo tengo un folder llamado [Dominios] dedicado exclusivamente a asuntos de nombres de dominio, ya que recibo cientos de mensajes que tienen que ver con este tema y que debo conservar por ser parte importante de mi negocio.

Tengo otros folders debido a que soy obsesivo y almaceno prácticamente todo el correo que me llega, incluso algunas piezas selectas de spam que me ayudan a combatirlo y a entender esta degradación del ser humano que es el spam.

También almaceno los correos que me envían amigos y familiares. Tengo cualquier correo que algún amigo me haya enviado desde 1995. Lo único que no archivo son mensajes de listas de discusión y algunos newsletters de temas de entretenimiento.

Es fundamental tener suficientes folders, y que sean lo suficientmente excluyentes entre sí, pero tampoco hay que tener demasiados. Por ejemplo, yo no recomiendo tener un folder por cliente o por proyecto, pues se vuelve complicado archivar.

Como lo indico en la lista anterior, lo mejor para mí es tener un solo folder de [Clientes], otro de [Proveedores], uno más para mensajes [Internos], y otro de [Cybercuates] donde almaceno correo tanto de amigos como de familiares. Con un sistema simple como este se vuelve fácil el proceso de archivar y buscar mensajes.

Desde luego, si hay algun proyecto de corto plazo en donde sea posible que recibas cientos o miles de correos, entonces para este hay que crear un folder.

Dentro de los folders que no son prioritarios pero que archivo como referencia, tengo un folder con ideas de [Marketing], otro con [Spam], otro con [Tips Técnicos] y uno con [Newsletters].

Finalmente, aprovecha para filtrar los correos que no sean tan importantes y que puedan ser filtrados automáticamente con las llamadas Reglas de Mensaje o Filtros. Un ejemplo de esto son las llstas de discusión o mensajes de avisos que pueden no ser tan importantes.

¿Cómo procesar los mensajes cuando van llegando?

Para empezar, nunca hay que revisar el correo al principio del día porque eso puede distraerte de otras tareas más importantes. Puede sonar contradictorio, pero no lo es. Primero haz alguna otra tarea pendiente, o bien planea tu día. Si sigues el sistema de Getting Things Done, refiérete al capítulo en donde da lineamientos para realizar acciones de acuerdo con contextos y prioridades.

Aunque no sigas el sistema de GTD, utiliza tres folders: uno para [@ Espera,] otro para [@ Acción] y otro para [@ Tal vez]. En el Inbox solamente deja los correos que no hayas leido.

Conforme los leas, sé implacable:

• Bórralos si no hay alguna acción que tengan asignada.

• Respóndelos si puedes hacerlo en menos de dos minutos. muchas veces bastará con que digas si o no a una propuesta
• Archívalos si sólo son referencia o si ya los respondiste (un correo de algún cliente, algún newsletter, un email de un amigo).
• Si no los puedes contestar en menos de dos minutos, mándalos al folder de [@ Acción]
• Si requieren de un tercero para tomar acción, ponlos en el folder @Espera.
• Si no sabes qué hacer con el mensaje (tal vez es alguna conferencia a la que piensas asistir, o algo no muy urgente, o un sitio que te invitan a visitar, ponlos en el folder de @ Tal vez.

Puede parecer engañoso que los mandes al folder de [@ Acción] en vez de dejarlos en el Inbox, pero la clave es revisar este folder con frecuencia y, obviamente, hacer la acción correspondiente. Además, en [@ Acción] solamente has de poner los mensajes cuya acción sea evidente y clara pero que no puedas realizar en ese momento.

Procura mantener la lista de mensajes de [@ Acción] en menos de 15. Esto es, haz lo que tengas que hacer para tomar la acción que sea necesaria, y archívalos, bórralos o ponlos en espera, como corresponda.

Lo más difícil de este proceso es el comienzo. Sin duda, si tienes 500 mensajes en tu Inbox te tomará algo de tiempo procesarlos. Pero dedícale un par de horas y verás que no será difícil en poco tiempo tu Inbox esté vacío y créeme que hay pocas sensaciones tan satisfactorias como ver tu bandeja de entrada vacía y limpia en forma consistente.

Nota que en el folder de [@ Acción] va a haber varios mensajes a cuyas acciones asociadas tal vez te resistas. La razón por la que te resistes puede ser variada pero si la analizas de cerca, te puede dar información valiosa acerca de muchos aspectos de tu vida que puedes mejorar. Aquí te voy a dar un tip adicional: cada vez que hagas alguno de estos mensajes que te produzcan resistencia date un pequeño premio: sal a dar un paseo, tómate un café, lee algún blog interesante.

Te aseguro que tendrás mucho menos stress y más tiempo para asuntos más productivos y creativos con tu Inbox vacío.